Gestion des documents papier ET électronique

[jgouot]

Bonjour,
Je voudrais savoir s'il est possible de gérer dans Alfresco des dossiers qui contiennent à la fois des documents électronique de type Office ET des documents papiers ?

Je souhaite utiliser le plus possible des documents électronique mais il y a des cas où nous devons conserver la version papier :
- documents originaux
- documents volumineux de plusieurs centaines de pages
- documents au format hors norme comme les plans ou les affiches

J'ai donc besoin :
- de pouvoir créer un fiche ou un formulaire qui décrit le document papier et qui précise son emplacement.
- de gérer la notion d'emprunt
- de pouvoir rechercher un document à partir de métadonnées spécifiques
- de gérer le cycle de vie

Jean

[cleseach]

Bonjour,

Oui, c'est tout à fait possible ! C'est même une demande assez fréquente dès lors que l'on parle d'archivage physique.

de pouvoir créer un fiche ou un formulaire qui décrit le document papier et qui précise son emplacement.

Pour cela, on peut très bien créer un aspect (jeu de propriétés qui peut être appliqué dynamiquement) à appliquer aux noeuds (aux objets documentaires) qui référencent un document physique.
Cet aspect sera porteur de propriétés spécifiques à la gestion des documents phyysiques : taille du document, poids, boîte de stockage, armoire de rangement, etc.

de gérer la notion d'emprunt

Là encore, il est possible d'utiliser un aspect pour référencer, par exemple, la date d'emprunt, le nom de l'emprunteur, la date de retour prévue, etc.
Cet aspect sera appliqué à l'objet uniquement s'il est emprunté.

de pouvoir rechercher un document à partir de métadonnées spécifiques

Il faut pour cela personnalisé la recherche avanée (tout est prévu pour)… à condition bien sûr que les meta données soient bien renseignées.

de gérer le cycle de vie

L'effort de mise en oeuvre dépendra de ce que vous attendez du cycle de vie.

J'espère que ces quelques pistes vous permettront d'avancer dans votre réflexion autour d'Alfresco.

Cordialement,
Charles Le Seac'h

[jgouot]

Merci beaucoup,

C'est la validation dont j'avais besoin avant de me lancer dans des tests plus exhaustifs

Jean

[jayjayecl]

Bonjour, j'ajouterais simplement à l'excellente réponse de Charles que vous pouvez tester le module Alfresco Records Management qui met en œuvre quelques unes de ces fonctionnalités (techniquement, ce module n'est qu'une "surcouche" d'interface qui tire partie des capacités natives de la plateforme Alfresco) …

Bonne chance pour vos expérimentations

[ahizoune]

bonjour

est ce quelqu'un peut me dire comment pratiquer la solution proposé par cleseach 
et merci d'avance …