E' Alfresco quello che cerco?

[francescovalle8]

Ciao a tutti,

sono da tempo alla ricerca di un software che mi consenta, senza troppi stravolgimenti tecnici, di condividere documenti nel mio ufficio, di smistarli tra i vari dipendenti, e di taggarli con diversi stati.

L'esempio tipico è del tipo:

• Alice crea una bozza di documento (possibilmente direttamente sul sistema)
• Mario collabora con Alice modificando il documento, ed impostando lo stato in "Da firmare". La modifica dello stato consente a Filippo di vedere il documento
• Filippo, in qualità di responsabile, firma il documento e modifica lo stato in "Da inviare", facendo pervenire il documento nelle mani di Giulia (Filippo dovrebbe anche avere la possibilità di restituire il documento a Mario o Alice con delle revisioni/commenti)
• Giulia, dopo aver inviato il documento, lo censisce come "Inviato", facendo finire il documento in archivio

Ho visto diverse guide su Alfresco, e sembra che quello che cerco sia possibile, ma provando la demo della versione 6.2, non trovo praticamente nessuna di queste funzionalità, se non la possibilità di caricare documenti, effettuare il versioning e condividerli.

In pratica le funzionalità che cerco sono:

1. Caricamento/Creazione documenti
2. Versioning
3. Editing online di documenti (Word/Excel)
4. BPM basic (con possibilità di censire ruoli e modificare gli stati in maniera semplice)
5. Firmare digitalmente (se possibile)

Dite che Alfresco è la soluzione giusta? Se si, che versione mi consigliate?

Grazie,

Francesco

[zlucy82]

Ciao Francesco,

in Alfresco, per lo scenario che descrivi la soluzione che mi viene in mente è l'utilizzo dei workflow. Io utilizzo Alfresco 5.2 ma credo che queste considerazioni valgano anche per la 6.2.

Di base ci sono cinque tipologie di workflow, ma non so se rispecchiano esattamente le caratteristiche che cerchi.

In breve, un workflow parte sempre da un utente che lo inizia e che lo può terminare quando l'assegnatario o gli assegnatari che possono essere singoli utenti, utenti multipli o un gruppo di utenti, approvano o respingono il compito, in base alla percentuale di approvazione settata. Un utente può anche inserire commenti e cambiare lo stato e riassegnare il compito ad un altro utente. L'utente che lo ha iniziato (al termine del w.) può o completarlo o riassegnare il completamento ad un altro utente.

Nel tuo caso, per fare un esempio:

• Alice potrebbe creare un nuovo w. "Nuovo Compito", mettere i suoi commenti, settare lo stato e assegnarlo a Mario;
• Mario potrebbe modificare il documento (se modificabile in Alfresco) o aggiungere altri documenti, aggiungere dei commenti, cambiare lo stato e riassegnarlo a Filippo;
• Filippo potrebbe fare le sue modifiche, cambiare lo stato e aggiungere commenti ed infine riassegnarlo a Giulia.
• Giulia potrebbe eseguire le sue modifiche e approvare il compito.
• L'approvazione causerebbe il ritorno della gestione del w. ad Alice che potrebbe così completarlo.

In alternativa:

• Filippo potrebbe approvarlo e di conseguenza Alice potrebbe riassegnare in completamento a Giulia.

Purtroppo, tale w. credo che non soddisfi appieno le tue esigenze, alcuni dei motivi potrebbero essere:

• riassegnando i compiti, si perde la cronologia delle azioni precedenti degli utenti ex-proprietari anche se in ogni caso il documento porta con se le versioni precedentemente modificate dai vari utenti;
• gli stati non corrispondono a quelli che vorresti;
• ci dovrebbe essere sempre un utente gestore, che inizia e completa o che demanda il completamento.

Puoi fare delle prove e vedere se riesci a trovare dei compromessi oppure, in alternativa, puoi sempre crearti il tuo workflow avanzato personalizzato e aggiungere l'estensione in Alfresco.

[ginopino]

Lascia perdere, questo programma è una catastrofe, va bene per condividere a malapena i file,

ma per il resto proprio no,

tantopiù se vuoi castomizzare qualcosa !

ti verranno i capelli bianchi..

è un delirio, meglio allora scriversi una mail , almeno quelle arrivano (non con Alfresco , dove anche solo impostare l'ssl per la configurazione delle mail non funziona a dovere).

Sto programma è scritto in java, e per qualsiasi modifica devi prepararti a ore e ore di tortura per trovarne la soluzione,

poichè manualmente sono poche le cose che puoi fare, per il resto devi installare altri sofware e altri sofware ancora,

per poter modificare anche solo una virgola nelle tue impostazioni. (a parte quelle basilari, ip , porte..ma anche lì alle volte...)

Customizzare dei workflow ad hoc  è impresa impossibile,

in più con tutti i bug che troverai ti passerebbe la voglia di lavorare serenamente

[davidciamberlan]

Ciao Gino Pino,

sto leggendo i tuoi ultimi post e hanno tutti lo stesso tono.

La mentalità di Alfresco è molto aperta e anche le critiche sono bene accette… purché però siano costruttive.
Nei tuoi post non stai proponendo qualcosa di costruttivo ma solo evidenziando (con modi discutibili) alcune tue personali difficoltà con il Software.

Questo comportamento non si conforma con lo spirito aperto e di collaborazione del Forum, dove tutti possono cercare  aiuto quando ne hanno bisogno e fornirlo ad altri quando possono.

Gettando fango non sei d’aiuto a nessuno: nè a te stesso nè agli altri.

Alfresco è usato quotidianamente da migliaia di aziende, alcune anche molto grandi, che sono assolutamente soddisfatte del valore aggiunte che esso apporta.
Certo nessuno nega (ma questo accade con qualsiasi altro software al mondo) che nella Community possano esserci delle cose che non funzionano come dovrebbero o anche delle funzionalità che hanno bisogno di esperienza e di studio per essere comprese a fondo… ma se ne può parlare liberamente senza usare toni ingiustamente accesi.

Se hai bisogno di aiuto chiedi pure è ti seguiremo al meglio possibile ma ti chiedo di stemperare il tono dei tuoi interventi.

Hai davvero esagerato negli ultimi giorni, i moderatori sono stati fin troppo pazienti ma non so fino a che punto tollererebbero ancora comportamenti scorretti come quelli che hai manifestato.