Workflows > Email

[unknown-user]

Muy buenos días a todos,

Estoy investigando la configuración de los workflows de revisión/aprobación y quería pediros ayuda. Me gustaría saber cómo puedo hacer que se mande un email cada vez que el usuario reciba una tarea en su buzón de Alfresco.
La idea es replicar las tareas Alfresco en el cliente de correo electrónico sin tener que desarrollar Java. ¿Sabéis si es configurable?
Las personas que no están muy acostumbradas a utilizar un gestor documental, necesitan recibir un aviso de tarea nueva en su correo electrónico para logarse en Alfresco y comenzar a trabajar sobre él.

¿Existe alguna manera de configurarlo de forma sencilla?

Muchas gracias por la ayuda que me podáis ofrecer 

[pjcaracuel_2349]

Hola Raquel,

La forma mas sencilla seria incluir el codigo js que crea y envia el mail en la tarea correspondiente del workflow. Me imagino que ya habras visto dicho ejemplo, si es asi. seguimos mirando opciones.
http://wiki.alfresco.com/wiki/WorkflowAdministration#Actions_.26_Scripting
Saludos

[unknown-user]

Hola Pedro,

Antes de nada muchas gracias por tu respuesta. Hoy he podido ponerme a probar esta casuística pero no logro que se envíe el correo introduciendo un script en el XML adhoc_processdefinition.xml. Como comprobarás, estoy haciendo el ejemplo con una tarea adhoc mediante el siguiente código:

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>

<process-definition xmlns="urn:jbpm.org:jpdl-3.1" name="wf:adhoc">

   <swimlane name="initiator"/>

   <start-state name="start">
      <task name="wf:submitAdhocTask" swimlane="initiator"/>
      <transition name="" to="adhoc"/>
   </start-state>

   <swimlane name="assignee">
      <assignment class="org.alfresco.repo.workflow.jbpm.AlfrescoAssignment">
         <actor>#{bpm_assignee}</actor>
      </assignment>
   </swimlane>
   
   <task-node name="adhoc">
      <task name="wf:adhocTask" swimlane="assignee">
         <event type="task-create">
            <script>
               if (bpm_workflowDueDate != void) taskInstance.dueDate = bpm_workflowDueDate;
               if (bpm_workflowPriority != void) taskInstance.priority = bpm_workflowPriority;         
            </script>
         </event>
      </task>
      <transition name="" to="completed">
         <action class="org.alfresco.repo.workflow.jbpm.AlfrescoJavaScript">
           <script>
              if (wf_notifyMe)
              {
                 var mail = actions.create("mail");
                 mail.parameters.to = initiator.properties.email;
                 mail.parameters.subject = "Adhoc Task " + bpm_workflowDescription;
                 mail.parameters.from = bpm_assignee.properties.email;
                 mail.parameters.text = "It's done";
                 mail.execute(bpm_package);
              }
           </script>
         </action>
      </transition>
               <event type="node-enter">
            <action class="org.alfresco.repo.workflow.jbpm.AlfrescoJavaScript">
               <script>
                  
                  var mail = actions.create("mail");
                  mail.parameters.to = initiator.properties.email;
                  mail.parameters.subject = "Tarea ASIGNADA: "+bpm_workflowDescription;
                  mail.parameters.from = bpm_assignee.properties.email; 
                  mail.parameters.text = "Tiene una nueva tarea ASIGNADA: "+bpm_workflowDescription;
                  mail.execute(bpm_package);
               
               </script>
            </action>
         </event>
      
   </task-node>
   
   <task-node name="completed">
      <task name="wf:completedAdhocTask" swimlane="initiator"/>
      <transition name="" to="end"/>
   </task-node>
      
   <end-state name="end"/>
   
</process-definition>

‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍

El servidor de correo está bien configurado porque cuando el usuario originador de la tarea selecciona "Notificarme", recibe un email cuando el usuario revisor completado la tarea.

No sé qué puede ser.

Muchas gracias por tu ayuda.

Saludos

[pjcaracuel_2349]

Hola Raquel,

Puedes postear el contenido de alfresco.log? Si da un error, seguramente se pueda ver ahi.

Saludos

[unknown-user]

Hola Pedro,

Lo que me faltaba era hacer el deploy y una vez hecho, me acabó funcionando al cabo de un buen rato. No se actualizaba bien.
También modifiqué la siguiente línea del fichero "bootstrap-context.xml".

        <bean id="workflowBootstrap" parent="workflowDeployer">
            <property name="workflowDefinitions">
                <list>
                    <props>
                        <prop key="engineId">jbpm</prop>
                        <prop key="location">alfresco/workflow/review_processdefinition.xml</prop>
                        <prop key="mimetype">text/xml</prop>
                        <prop key="redeploy">true</prop>
                    </props>

Seguiré investigando.

Muchas gracias

[pjcaracuel_2349]

Hola Raquel,

Ya vi tu respuesta a jorge, la verdad es que el en temas de workflows esta bastante puesto, asi que si tienes algun problema seguro que te podra ayudar mejor que yo.

Saludos

[angymar]

Hola, estoy tratando de hacer lo mismo, de realizar algunos cambios en el alfresco\tomcat\webapps\alfresco\WEB-INF\clases\alfresco\workflow\adhoc_processdefinition.xml basicamente cambios pequeños para pruebas, reinicio Alfresco, pero al parecer los cambios no aplican.
He ingresado a http://localhost:8080/alfresco/faces/jsp/admin/workflow-console.jsp
y aqui he ejecutado : deploy alfresco/workflow/adhoc_processdefinition.xml
pero tengo el siguiente error:
—–
org.alfresco.service.cmr.workflow.WorkflowException: 08130300 No se pudo desplegar la definición de flujo de trabajo.

Alguien podría ayudarme, como hago para ver estos cambios reflejados en mi flujo de trabajo??

Muchas gracias.

[jefry999]

Disculpa, encontraste la solucio de este problema. ?

[pgomezan]

Tengo un problema, estoy customizando el fichero de workflow adhoc.bpmn20.xml, pero necesito validar el formulario inicial antes de iniciar el proceso. El campo "Asignar a" tiene que cumplir unas condiciones previas, pero no se por donde empezar.
Otra solución sería obtener los usuarios ya filtradros en función de lo que necesito.

Un saludo y gracias de antemano