Gestion des dossiers

[kbe]

Bonjour,

Dans le cadre d'un projet pour une administration disposant d'une cinquantaine de bureau, je voudrais mettre en place une solution de gestion de dossiers de demande de subvention en utilisant Alfresco.

Le dossier est en fait composé d'un certain de document papiers fournis par l'administré ainsi qu'un formulaire contenant des informations sur le demandeur, sur le projet à subventionner ainsi que des devis ou factures. L'idée est que le formulaire soit généré à partir d'une saisie sur un formulaire pour qu'il soit signé par l'administré. De plus, on doit gérer les informations du devis ou facture dans une base de donnée pour des besoins de vérification (comparaison avec des barèmes par exemple) et des besoins de gestion évidents. Les documents papiers fourni doivent être scannés, indexés et constituer avec les éléments saisis un dossier électronique.

Ce dossier sera soumis à un circuit d'approbation qui peut nécessiter un déplacement sur les lieux des projets (nécessité d’une approbation et annotation sur PDA). Dans le cas favorable, un document est généré et signé par le directeur pour autoriser le paiement.

Un autre besoin est de permettre à l'administré de pouvoir consulter l'état de son dossier via un extranet.

Pour résumer, ce projet consiste à:
En effet, ce projet consiste essentiellement à :
1)   Gérer un dossier contenant des documents que l’on catégorisera.
2)   Gérer un processus d’approbation.
3)   Permettre l’intégration des documents scanner.
4)   Gérer quelques « objets intelligents » qui sont les factures, les identifications des administrés, les projets et les formulaires de demande.
5)   Présenter une interface très simple aux administrés pour leur permettre de suivre le statut de leurs dossiers.
6)   Présenter une interface très simple à l’équipe terrain pour valider les dossiers sur un navigateur du type PDA.
Pour ce faire, je pense utiliser Alfresco, JBPM, Active directory et des scanners compatibles kofax.

Mes questions  sont toutes simples :
a)   Suis-je dans la bonne direction ?
b)   Est-ce qu’il y a d’autres composants qui peuvent compléter ce projet ?

Je vous remercie d’avance.

[dgenard]

Bonjour, je travaille actuellement sur un projet de gestion de dossiers pour une importante administration en Belgique (plus de 4000 utilisateurs).
Le projet comporte beacoup de similitudes avec ce vous décrivez. Il me semble donc que vous êtes bien sur la bonne voie.
Dans le cadre de ce projet, voici quelques fonctionnalités (entre autres) que l'on a également mise en place :

1/ possibilité de générer automatiquement des documents préformatés (accusé de réception, réponses types…) et pré-remplis avec les informations du dossiers (références, infos sur le gestionnaire, infos sur le destinatire, …). Les documents générés peuvent ensuite être édités avec Word par exemple avant envoi.

2/ support de listes de tâches (ou check-lists) associées à chaque dossier. La liste de tâches reprend toutes les étapes de traitement d'un dossier à réaliser de manière manuelle ou semi-automatique. Pour l'utilisateur, ces listes de tâches se gère de manière similaire aux tâches dans Outlook. L'interface est implémentée via des webscripts associés aux espaces des dossiers.
C'est beaucoup plus flexible que le mécanisme de workflow avancé d'Alfresco : plusieurs collaborateurs peuvent facilement faire avancer les tâches, dans un ordre non-imposé, et avoir une bonne vue d'ensemble sur l'avancement d'un dossier.
La liste des tâches est créée automatiquement à la création d'un dossier (via templates d'espaces). Les templates des listes de tâches peuvent être gérées par les services eux-mêmes.

Enfin, pour l'implémentation d'interfaces simplifiées pour différents profils utlisateurs, les webscripts devraient aider. C'est très léger à développer. Voir http://wiki.alfresco.com/wiki/Web_Scripts

J'espère que ces commentaires pourront vous être utiles.

Denis
http://www.cediti.be

[kbe]

Bonsoir,

Je vous remercie pour votre réponse très instructive.

Ceci j'ai quelques questions/remarques:

1) La génération des documents de type Word avec des champs pré remplis est très utile. J'aimerais savoir si c'est une fonction native de Alfresco ou c'est un développement spécifique.
2) Dans notre cas, le processus d'approbation est séquentiel avec dépendance d'une étape par rapport à la précédente. La mise en oeuvre de JBPM permettra de gérer cela avec tous les mécanismes de notification, délégation et escalade (Outils Workflow classiques). Est ce que cette mise en oeuvre est tellement difficile qu'il faut envisager un autre mécanisme (dans le genre de celui que vous avez proposé) ou c'est juste pour ne pas avoir "un char d'assaut pour tuer une mouche"?
3) J'ai vu que l'on parle partout de kofax pour la partie scan des documents. Mais qu'on je me suis renseigné chez les fournisseurs, il me parle tous de l'interface TWAIN: y a t il un interfaçage de Alfresco avec TWAIN?
4) Est ce que Alfresco a une interface web adaptée aux PDAs ou il faut juste faire des scriptes specifiques pour ce type d'utilisateurs?


Kbe

[dgenard]

Voici quelques éléments de réponses :

1/ Alfresco fournit une API javascript qui permet pas mal d'opérations de base, mais ce genre de fonctionnalité requiert un développement spécifique non-trivial. Nous avons commencé le développement d'une extension Alfresco qui offrira aux utilisateurs la possibilité de générer des documents sur base de templates dynamiques, et de gérér eux-mêmes les templates de leur service.
Restez à l'écoute d'une prochaine annonce, ou contactez-nous par email (denis.genard <at> cediti.be) pour nous demander plus de précisions à ce sujet.

2/ Si le nombre et l'enchainement des étapes est prévisible et imposé par le système, alors un workflow basé sur JBPM devrait convenir. Dans le contexte de notre projet, les templates de check-lists devaient être gérables pas les services des utilisateurs eux-mêmes et des tâches devaient pouvoir être ajoutées à tout moment par chaque participant, ce qui n'est pas facilement réalisable pour les workflows avancés.

3/ Tout scanner qui peut sauvegarder les documents scannés dans un répertoire réseau peut alimenter Alfresco (via CIFS). Par contre, s'il s'agit de capturer certaines méta-données associées au document proprement dit (LAD), un mécanisme d'intégration doit être implémenté. Le script d'intégration avec Kofax supporte ceci et permet d'importer des documents associés à différentes méta-donnéees.

4/ Alfresco ne fournit pas d'interface particulière aux PDA, permet, via le mécasnime des webscripts, d'implémenter très facilement une interface simplifiée et mieux adaptée à ce type de media.

Denis
http://www.cediti.be

[luffytaro]

Bonjour Kbe,

as tu réussi à résoudre ton problème? Si oui, pourrais tu expliquer ta démarche?

Merci d'avance!