Alfresco und seine Tücken-Ein paar Fragen bezüglich Suche, Scan In

[dklein]

Schönen Guten Morgenallerseits,

Wir möchten gerne in unserer Firma ein DMS einführen , unkompliziert , einfach, anpassbar.
Unser Auge war recht schnell auf Alfresco Community Version gefallen.

Im Laufe der Erprobung sind uns ein paar Dinge aufgefallen:

Suche: Wenn ich bei Alfresco Share : Bei suche etwas eingebe, muss ich generell von Sites auf Repository umschalten nach der suche da ansonsten keine Resultate erzielt werden. Kann man das ändern?

Suche nach Dateinamen: Gebe ich den Dateiname gutachten ein oder kurz findet er nichts. Gebe ich Kurzgutachten ein findet er alles mögliche. Zumal man generell die Rechtschreibung beachten muss. Gewollt oder haben wir für usneren Test was falsch eingestellt?

Alfresco Share & Explorer scheint mir fast das selbe zu sein wobei das Share wohl den Explorer ersetzten soll ? Ist meine Annahme richtig?

Dann eines wohl der wichtigsten Dinge, Scan In sprich:

Dokumente die von unseren Scanner gescannt und ausgegeben wurden sollten in Alfresco landen, aber eine Autoimport funktion haben wir nicht gefunden.
Unser Alfresco Laufwerk ist schon als Netzlaufwerk gemountet. Aber Scanne ich darüber hinein haben wir dan trotzdem die vorzüge eines DMS? wie Revisionsicherheit?

Fragen über Fragen, ich hoffe mir kann geholfen werden und dass ich hier richtig bin

[bone]

Hallo,

hier ein paar Antworten auf Deine Fragen:
<blockquote>Suche: Wenn ich bei Alfresco Share : Bei suche etwas eingebe, muss ich generell von Sites auf Repository umschalten nach der suche da ansonsten keine Resultate erzielt werden. Kann man das ändern?</blockquote>
Die Suche in Share ist vom Kontext abhängig. Befindet man sich auf einer Site, so wird standardmäßig zunächst diese Site durchsucht. Startet man eine Suche aus der Repository-Ansicht, so wird das ganze Repository durchsucht. Normalerweise sollte die Suche auf einer Site auch die entsprechenden Ergebnisse zurückliefern.

<blockquote>Suche nach Dateinamen: Gebe ich den Dateiname gutachten ein oder kurz findet er nichts. Gebe ich Kurzgutachten ein findet er alles mögliche. Zumal man generell die Rechtschreibung beachten muss. Gewollt oder haben wir für usneren Test was falsch eingestellt?</blockquote>
Die Suchergebnisse hängen sowohl von den Eingaben als auch von der Konfiguration des Suchindex' ab. Es können beispielsweise Wildcards verwendet werden, womit z.B. kurz* oder auch *gutachten zu einem Ergebnis bei dem obigen Beispiel führen sollte. Die Rechtschreibung muss man beachten, da meines Wissens (noch) keine Fuzzy-Suche in Alfresco implementiert ist (anscheinend aus Performance-Gründen). Eine Eingabe von m?ier sollte aber Ergebnisse für z.B. Maier und meier zurückliefern.

<blockquote>Alfresco Share & Explorer scheint mir fast das selbe zu sein wobei das Share wohl den Explorer ersetzten soll ? Ist meine Annahme richtig?</blockquote>
Die Annahme ist nur in Teilen richtig. Sowohl Alfresco Share als auch der Alfresco Explorer sind Client-Anwendungen, mit denen man die Funktionalitäten des Alfresco Repositories nutzen kann. Architekturell unterscheiden sich die beiden Anwendungen jedoch stark (Share kann z.B. auf eigenen Servern laufen und damit besser verteilt werden). Auch funktional gibt es einige Unterschiede wie z.B. Unterstützung von Drag and Drop in Share oder das Konzept der Site in Share. In Summe ist Share eine bedeutend modernere und wesentlich flexiblere Anwendung als der (alte) Alfresco Explorer, weshalb sich der Einsatz von Share empfiehlt.

<blockquote>Dokumente die von unseren Scanner gescannt und ausgegeben wurden sollten in Alfresco landen, aber eine Autoimport funktion haben wir nicht gefunden.
Unser Alfresco Laufwerk ist schon als Netzlaufwerk gemountet. Aber Scanne ich darüber hinein haben wir dan trotzdem die vorzüge eines DMS? wie Revisionsicherheit?</blockquote>
Einen Auto-Import in diesem Sinne gibt es im Alfresco Standard nicht. Es gibt Scan-Lösungen mit direkter Schnittstelle zu Alfresco - wo also auch indizierte Metadaten gleich übernommen werden können. Der Weg über das gemountete Netzlaufwerk ist eine Möglichkeit, die Images zunächst mal in das Alfresco Repository zu bekommen. Über diesen Weg sind die Dokumente aber nur wenig aussagekräftig, da keine beschreibenden Metadaten vergeben werden. Das könnte man dann manuell in Alfresco lösen (was eher aufwändig ist). Man könnte auch per Ordnerregel Workflows für eine automatische Weiterverarbeitung einrichten - hier führen viele Wege nach Rom. Grundsätzlich kann man natürlich die Vorzüge eines DMS (z.B. Auditing, Metadaten, Versionierung etc.) nutzen, sobald die Dokumente in Alfresco sind.
Die sogenannte Revisionssicherheit ist ein sehr vielschichtiges Thema. Der Begriff Revisionssicherheit ist (zumindest im deutschen Gesetz) nicht definiert. In der Regel müssen gesetzliche Anforderungen aus GoB, GDPdU etc. erfüllt werden. Dazu kommen in der Regel auch innerbetriebliche Anforderungen. In Summe ist der bloße Einsatz eines Systems wie Alfresco nicht für die "Revisionssicherheit" ausreichend, da letztlich alle Prozesse vom Eingang bis zur physikalischen Speicherung betroffen sind und entsprechend angepasst werden müssen. Faktisch kann mit Alfresco jedoch "Revisionssicherheit" hergestellt werden.

Ich hoffe das hilft schon mal weiter 😉

Viele Grüße