Simple Workflow - Utilización

[unknown-user]

Buenos días,

Os escribía para consultaros si alguno de vosotros conoce el funcionamiento exacto del flujo simple de revisión o simple workflow en la versión Community 3.3g (revisión de documentación basada en el traslado de un documento de una carpeta a otra).
Lo he estado utilizando sin configurarlo pero me surge la siguiente duda en un proceso básico de revisión:
1- Un usuario accede a su carpeta borrador y quiere enviar a revisión su documento. (mover documento a carpeta revisión)
2- El revisor tiene el rol de coordinador sobre la carpeta revisión pero el usuario que está desarrollando sus documentos en la carpeta borrador no tendría que poder ver la carpeta revisor, ni los cambios que realiza sobre el documento en base a versiones.
Me he encontrado que, lógicamente, el usuario desarrollador tiene que tener "permisos de escritura" para poder realizar la acción (enviar a revisión - mover el documento a carpeta revisión). Es algo normal pero choca con el control de permisos que tendrían que aplicar sobre el desarrollador porque no debería poder entrar a la carpeta de revisión o en ese caso, no debería poder modificar el documento ni la carpeta. Esto sucede porque la acción de revisión requiere que el desarrollador tenga rol contribuidor como mínimo para que no se produzca el error "Failed to approve the document due to system error: 05290178 Access Denied. You do not have the appropriate permissions to perform this operation.".

¿Cómo se podría hacer para que el usuario desarrollador enviara el documento a la carpeta de revisión pero una vez en ella no pudiera modificar nada?

Muchas gracias por la ayuda que me podáis ofrecer.

Saludos,

[fegor]

No sé si he entendido bien tu pregunta pero, haz que se ejecute un script en dicha carpeta destino y que le quite el permiso de Owner o dueño del objeto y no podrá borrarlo.

Un saludo.

[unknown-user]

Hola Fernando,

Sí, me refiero a lo que comentas.

Lo lógico para lo que entiendo como flujo de revisión es que un usuario desarrolle su documento y lo envíe a revisar mediante la acción generada por la regla "añadir flujo simple".
Y de ahí, dos opciones:
- Que no pueda acceder al documento que se está revisando porque no tenga acceso a la carpeta y no la vea.
- Que vea la carpeta pero que no tenga permisos de escritura sobre ella ni sobre su contenido.

No he logrado encontrar solución para ninguna de las dos opciones porque la acción pasar a revisión obliga a que el usuario tenga permisos de escritura sobre la carpeta "revisión" y en consecuencia, el usuario puede ver la carpeta y modificar su contenido.
Entiendo que la solución que me propones desarrolla la segunda opción. (aunque seguir modificando los valores de la carpeta).

Muchas gracias por tu ayuda.

Saludos,

[fegor]

La raíz del problema es que el usuario que sube/crea el documento tiene un rol específico para ello que es el de "Contributor"/Contribuyente pero el usuario que sube o crea el documento es el dueño de dicho documento (Owner). Por tanto lo suyo es establecer al usuario el rol de contribuyente para ese espacio y crear dos reglas, una que aplique el workflow y otra que ejecute un script que asigne como "Owner" al usuario que se desea, generalmente el dueño o creador del mismo espacio es buena elección.

El script para esto es tan sencillo como:

document.setOwner(space.getOwner());
‍‍‍

Un saludo.

[unknown-user]

No comprendo muy bien el objetivo de cambiar el campo propietario del documento.

Actualmente sólo permite realizar la acción del flujo simple (mover documento) con un usuario que sea tanto coordinador de la carpeta origen como coordinador de la carpeta destino. Si en la carpeta destino el usuario posee un rol menor que el rol "coordinador" no permite hacer el movimiento de documento mostrando el error que describí en el anterior mensaje.

Saludos,

[baskeyfield]

Hola,

Efectivamente el usuario  redactor necesita tener permiso de coordinador en el espacio destino, puesto que la acción de mover el documento de una carpeta a otra la realiza con los permisos del usuario y no con los del admin (cosa que me parece una chorrada). Como dice fgonzalez una solución es crear una regla inbound en la carpeta destino que elimine los permisos del redactor de todo documento que entre. Esto funciona, pero a mi me ha dado muchisimos problemas.

Mi recomendación es que crees un workflow avanzado, que es mucho más flexible y puedes ejecutar los scripts como admin. Además con esto conseguiras que se notifique el estado del workflow en los dashlets "mis tareas".

Saludos.

[unknown-user]

Muchas gracias por la respuesta,

Ahora me queda todo más claro.
Respecto a los flujos avanzados, serían demasiadas acciones para revisión (es una gran cantidad de documentos) por lo que el buzón de tareas se llenaría.
Voy a estudiar si existe una opción alternativa.

Gracias de nuevo.

Saludos,

[baskeyfield]

Hola,

No tiene por que llenarse la bandeja de "tareas", puesto que en una misma tarea se pueden adjuntar x documentos asociados. Puedes probarlo con los workflows avanzados que trae por defecto Alfresco.

Un saludo.

[unknown-user]

Hola Baskeyfield,

Esa opción tampoco elimina el problema porque son tareas independientes de revisión debido a que varios usuarios trabajan concurrentemente sobre distintos documentos. Cada usuario enviará su tarea de revisión con el documento sobre el que está trabajando.
He trabajado con flujos avanzados y para este caso particular se complicaría mucho la funcionalidad. De ahí, viene mi inquietud de buscar una solución alternativa a los flujos avanzados.

Muchas gracias por tu respuesta.

Saludos,

[goja]

Hola a todos!

No se si llegará tarde mi aportación, pero eso lo puedes con un nuevo rol. Si lo necesitas, lo busco y te pego.

Un saludo.