Remplacer partages Win par Alfresco

[dranakan]

Hello,

Nous cherchons à pouvoir remplacer les partages Windows par Alfresco au sein de petites/moyennes entreprises. Nous avons quelques questions en relation avec la concurrence (bloquer un fichier quand il est utilisé).

Le CIFS est un moyen très pratique pour accéder aux données, cependant, le checkIn/checkOut me semble trop contraignant et dangereux (les utilisateurs risquent d'oublier de l'utiliser).
En ce qui concerne les documents Office, l'interface SharePoint est disponbile et offres des options très intéressenantes (moyennant une formation utilisateur). Mais comment peut-on gérer la concurrence pour les autres documents… par exemple un fichier image qui est éditer par un programme X.
D'après ce que j'ai vu/essayé si on désire modifier ce fichier image, on peut :

1) Utiliser le CIFS (et faire un checkIN, out)
2) Utiliser l'interface (Share), télécharger le document, modifier, mettre à jour
3) Utiliser l'interface (Share), éditer en ligne
4) Utiliser Sharepoint (avec MSOffice)

Peut-on éditer en ligne des documents non Office ?

Merci bien

(Même question posée sur forum en : http://forums.alfresco.com/en/viewtopic.php?f=14&t=28857)

[dranakan]

Svp

[dranakan]

Quelqu'un s'est-il déjà servi d'Alfresco pour gérer totalement les fichiers d'une entreprise, école ou autre ?

[sylv1]

Bonjour,

Cette question en soulève pas mal d'autres. Alfresco est une solution technique complète et puissante, mais qui n'est rien sans une organisation et une formation dans l'entreprise ou l'organisation.

Il faut donc coupler les possibilités d'ECM d'Alfresco et des méthodes de manipulation et de tri bien préparées à l'avance et respectées. Ça c'est une chose. :wink:

Concernant les accès concurrentiels, une solution à explorer se situe au niveau des actions. On pourrait mettre en place des triggers qui serait efficaces en faisant eux-même les checkin checkouts.

La deuxième solution est de développer des modules propres aux types de fichier édités en ligne.

@+

[dranakan]

Merci pour la réponse.

Concernant les accès concurrentiels, une solution à explorer se situe au niveau des actions. On pourrait mettre en place des triggers qui serait efficaces en faisant eux-même les checkin checkouts.

Intéressant… mais je ne sais pas si on peut démarrer une action quand on édite le fichier (clique dessus par exemple)…

Donc, dans la version d'Alfresco actuelle (3.3). Sans faire de développement personnalisé, on peut utiliser Alfresco pour gérer des documents (sans devoir faire checkIn/checkOut :

-Via l'interface Share ou Sharepoint
-Pour des documents types Office.

L'idée de remplacer tous les partages réseaux d'une entreprise par Alfresco n'est pas bonne. Par contre, gérer toute la bureautique (documents type Office + pdf) dans Alfresco est tout à fait envisageable. D'accord avec ceci ?

[jeanjot]

Bonjour

Je pense que commencer à former ces utilisateurs de la bonne pratique d'un outil ECM est une bonne chose.

Et commencer à leur apprendre l'importance de faire de checkout et checkin en toute conscience lors de la modification d'un fichier sera plus profitable que de devoir faire un programme de type webscript ou autre afin de cacher se type d'action à l'utilisateur.

Ceci pourra facilement régler votre problème de modification concurrent pour n'importe quels types de fichier.

[dranakan]

Merci jeanjot pour la réponse

Et commencer à leur apprendre l'importance de faire de checkout et checkin en toute conscience lors de la modification d'un fichier sera plus profitable que de devoir faire un programme de type webscript ou autre afin de cacher se type d'action à l'utilisateur.

J'ai de la peine à m'imaginer ceci fonctionner…  Avez-vous déjà mis en place cette stratégie ? Cela n'a pas posé de problème ? Des conseils pour faire ceci ?

Je me dis (peut-être à tort) que les utilisateurs vont simplement pas utiliser le checkIn/out et cela créera des problèmes même s'il y a une formation préalable. Le risque est qu'un utilisateur oublie de faire ceci… après quoi certains documents ne sont pas complets/manque des parties… les utilisateurs se plaignent et l'impression générale du produit sera dégradée…

En partant de l'idée que ceci est effectué automatiquement (Share mode en ligne ou interface Sharepoint) cela me semble envisageable. Par contre, demander aux utilisateurs de faire le checkIn/checkout me semble trop (pourtant c'est pas compliqué… je sais).

Je me pose aussi la question avec les raccourcis sur le bureau… ils ne pourront travailler de cette manière (cliquer dessus). Ils devront aller dans le répertoire, CheckIn… juste ?

N'y-t-il pas un mode de fonctionnement qui bloque l'accès au fichier directement dès qu'il est édité (par exemple comme dans Windows) ?

[dranakan]

up…

[michaelh]

Pour faire court :

- Édition "en ligne" = MS-Office + IE uniquement (utilisation du protocole Sharepoint)
- La gestion des verrous est dépendante du client aussi, pas juste du serveur, OpenOffice ne le gère pas comme acrobat, qui ne le gère pas comme MS-Office, qui ne le gère pas comme VI, qui … => Vérifiez avec les outils mis à disposition des utilisateurs.
- L'utilisation du CI/CO est une bonne pratique, si si. Et quand elle est bien expliquée les gens y voit un avantage, pas juste une contrainte.
- Sinon j'apprécie la réponse de Syl1 : les outils ne remplacent pas toujours l'organisation … et le dialogue au sein d'une équipe.

[dranakan]

Merci pour votre réponse MichaelH.

Nous pensons qu'Alfresco est un outil formidable mais nous manquons d'expérience pour l'intégrer totalement dans une structure (pour une gestion de tous types de documents). Actuellement, nous utilisons Alfresco en lien directe avec un ERP et il fonctionne parfaitement.

L'utilisation du CI/CO est une bonne pratique, si si. Et quand elle est bien expliquée les gens y voit un avantage, pas juste une contrainte.

Auriez-vous une documentation/conseils qui va dans ce sens pour nous permettre de mieux comprendre et de bien expliquer ces avantages ?