Es gibt verschiedene Ansätze, wie man mit diesen Anforderungen umsetzen könnte. Dabei sei angemerkt, dass das Befüllen von Vorlagen sehr wahrscheinlich ohne Implementierung in Java nicht auskommen wird, da es aufgrund verschiedenster Dokumentenformate und/oder Vorlagengestaltungsmöglichkeiten keine absolut universelle "Befüllungsfunktion" geben kann.
Zur Verwaltung von Kontakten durch Anwender sind grundsätzlich Datenlisten innerhalb von Sites ein geeignetes Mittel. Die jeweiligen Einträge können auch genutzt werden, um Dokumente mit diesen zu verknüpfen. Eine Navigation über Verknüpfungen ist auch möglich, allerdings unterstützt Alfresco keine Suche (z.B. in Verbindung mit Volltext) nach verknüpften Elementen.
Als Alternative wären Kategorien zu nennen. Ein Kontakt könnte als eine einzelne Kategorie angelegt werden. Kategorien können als Eigenschaften an einem Dokument hinterlegt werden, und werden auch in der Suche unterstützt. Da Kategorien hierarchisch aufgebaut sein können, wäre es sogar möglich, Organisationsstrukturen (z.B. Unternehmen/Behörde und Abteilung) zu hinterlegen. Dies kann in der Suche z.B. auch genutzt werden, um alle Dokumente, die an ein bestimmtes Unternehmen geschickt wurden, in einer Suche aufzufinden. Leider sind Kategorien im Standard erst einmal nichts weiteres als einfache Namen ohne erweiternde Metadaten. Ich habe bisher in fast jedem Projekt welches Kategorien eingesetzt hat, die Oberflächen erweitern müssen um komplexe Metadaten (hier z.B. die Kontaktdaten) hinterlegen zu können, da Alfresco meine Verbesserung bisher nicht aufgenommen hat bzw. weiter als Epic auf Warteposition laufen lässt.
Eine Nutzung der Daten zur Befüllung von Dokumenten ist bei beiden Ansätzen möglich, da sich lediglich die Art und Weise ändert, wie die Daten zusammen zu sammeln sind und man für die Befüllung sowieso eigenen Code schreiben müsste. Sollen MS Office Dokumente mit Daten befüllt werden, kann man mit DOCX4J oder ähnlichen Bibliotheken gut arbeiten. Ich habe einen Kunden, der komplexe Dokumente zur Vorbereitung von wichtigen Gremien (Aufsichtsrat/Vorstand) komplett aus Alfresco heraus generiert und auf Basis von Vorlagen mit Daten befüllt.
