Gestion de Calidad ISO 9001

[oskarmolto]

Hola a todos, estoy evaluando alfresco para ver si puedo montar una gestion de la calidad iso-9001.
El caso es que he estado leyendo algunos temas y creo que si que se puede, pero voy un poco perdido. En la empresa donde estoy estamos utilizando unos registros que estan realizados en word. Estos registros que no dejan de ser plantillas con campos rellenables se rellenan y se imprimen para ser entregados a las personas responables de su verificacion, control y cierre.
Mis preguntas son :
¿Es posible hacer esto en Alfresco?.
¿Me podrias indicar los pasos iniciales y si hay algun tutorial o explicacion de como?.
¿Es posible hacerlo con algo que no sea word para que el usuario solo pueda rellenar y no modificar la plantilla?
¿Es posible hacer que el documento vaya pasando de persona en persona para que pueda ser firmada???? o revisada y cerrada y archivada?.

Gracias de antemano.

[fegor]

Hola, Alfresco se adapta perfectamente a la gestión de documentos de Calidad ISO 9001 como bien comentas, incluso no hace falta usar formato Word u OpenOffice en plantillas, ya que en tu caso se pueden crear los metadatos necesarios (campos de datos) para ser rellenados por el personal cuando suba el documento principal.

Hay tutoriales en la wiki de alfresco (http://wiki.alfresco.com) y según lo que quieras hacer o hasta donde quieras llegar deberás tocar:

Modelo de datos personalizado (para crearte tus nuevos tipos de documentos, aspectos y relaciones entre ellos).
Workflows para automatizar las condiciones de paso de los documentos, principalmente aceptaciones y rechazos.
Algún WebScript/JavaScript de automatización.
Reglas de acciones para ejecutar los scripts y workflows en su caso.

Seguramente alguna cosilla más pero con eso ya tendrías base suficiente para abordar el proyecto casi en su totalidad.

Un saludo.

[oskarmolto]

Gracias por contestar Fernando, el caso es que he estado leyendome los libros de Alfresco para hacerme una idea de todo y tener un poco mas de datos sobre el, pero no me acaba de quedar claro como hacerlo.
El caso es que hasta ahora se estan utilizando plantillas de word, y se quieren seguir utilizando para poder despues guardarlas en pdf con contraseña para que no se puedan editar y se puedan imprimir, dado el caso, como justificante. Ademas es necesario que cada registro o cada plantilla cuando sea rellenada, sea firmada tanto por el usuario que la crea como tambien en cada caso a la persona a la que va destinada. Con lo que con los formularios no se si se podria hacer o seria mas comodo seguir con word o openoffice.

Me echais un cable por favor?.
Mil gracias

[fegor]

Ok, tener plantillas o documentos en word permite que luego se transformen a pdf, si, pero ¿esa transformación es por parte de Alfresco o se hace desde el procesador de textos?, ¿y las firmas?

Un saludo.

[oskarmolto]

Pues eso es lo que no se si se puede hacer o no.

Es decir el usuario deberia coger la plantilla (¿en word, o writer?) , rellenarla, firmarla y con un workflow enviarla a quien corresponda.
El que revisa, firmar tb el word y luego por workflow si ya no tiene que verlo nadie mas, Alfresco deberia crear el pdf y guardarlo donde se le diga.

?¿¿¿¿¿¿¿¿

[fegor]

Pero a ver, tú rellenas el documento, lo firmas o lo que sea y lo subes, pero eso es independiente a Alfresco en sí.

Un saludo.

[oskarmolto]

Lo siento Fernando, me pierdo..

Tu como lo harias????, Cual seria tu mejor opcion dado lo que tengo que hacer???

[fegor]

Bueno, si vas a usar firma digital la tendrás que usar directamente con los documentos ya que Alfresco no la soporta por defecto.

Si no te quieres complicar la vida, plantearía un workflow de aceptación/denegación y alguna regla. Con eso y poco más lo tienes.

Un saludo.

[oskarmolto]

Muchas gracias Fernando, lo probaré así.
Solo dos cosas, y gracias de antemano.

1.- ¿Que ventajas tendria no hacerlo con documentos sino definiendo los Modelo de datos personalizados (para crear nuevos tipos de documentos, aspectos y relaciones entre ellos), como me comentabas al prinicipo de la conversacion?
2.- Con documentos, ¿por que te decantarias para las plantillas?, ¿Por Word, Writer? , ¿o se podria hacer con pdf?, ya que con word por ejemplo se tiene el problema que el usuario puede modificar la plantilla y esto no es correcto.

Me reitero en las gracias.

[fegor]

1. ¿Ventajas si las haces con WebForms?, solo el cambio de diseño. También puedes hacerlas como documentos+metadatos.

2. Me decantaría por plantillas de OpenOffice por ser OpenSource; luego haces un transformador a PDF para que no puedan modificarlo.

Un saludo.