GED / Norme / Plan de classement

[shaman]

Bonjour
je commence comme pas mal de personne sur ce forum ALFRESCO a utiliser un outil de GED, ne venant pas de ce domaine de GED ou du domaine de developpement . il n'est pas facile de savoir a quoi se repérer.
je suis actuellement dans un contexte ou j'arrive chez un client pour l'aider a mettre en place une GED ..Concernant l'outil alfresco, je commence a bien le prendre en compte ..
Mais par contre , je m'aperçois que pour mettre en place un plan de classement ou une structure de document ( qui n'existe pas chez le client) ce n'est pas aussi simple ..
Existe t-il des normes à respecter ?
Existe t-il des règles de gestion ??
Comment puis-je mettre cela chez un client sans rien oublier ?? Je pense qu'un wiki ged alfresco serait interessant ( peut etre existe t il deja ?)

Merci a vous
L.F

[michaelh]

Bonjour,

C'est une réponse qui prendrait des dizaines et des dizaines de page … parce qu'au delà de l'outil, vous faites bien de pointer le fait qu'il y a de la méthode. Cela dit elle n'est pas propre à Alfresco, mais à la GED en particulier, et à la notion de classement en général.

Je doute un peu de la possibilité d'intégrer ce genre de démarche au wiki Alfresco cela dit. Même si certaines bonnes pratiques se retrouvent partout, il existe ensuite autant de variantes que d'entreprises, en fonction de nombreuses contraintes : existence de normes liées au métier, organisation interne, existant, …

Ce serait intéressant de collecter des liens sur le sujet, mais j'avoue ne pas en avoir sous la main …

[landry_2530]

Bonjour, il se peut que vous eyiez déjà trouvé une réponse à votre question vue la date du post, si ça peut aider toutes personnes passant par là,

je vous propose de regarder du coté de la norme NF Z42013 de l'AFNOR qui a travaillé sur les stratégies d'organisation et les moyens techniques à mettre en oeuvre  pour assurer la conservation et l'intégrité des documents d'une organisation.

Pour ajouter de l'intelligence sur les documents archivés et organisé vous pouvez aussi regarder la norme ISO 15489-1 sur le Record Management.

Landry.

[dranakan]

Hello,

Nous cherchons à supprimer complétement le papier chez nos clients (par exemple les factures créanciers). Nous sommes sous la loi Suisse et le document légal parlant du RM est l'Olico (http://www.admin.ch/ch/f/rs/2/221.431.fr.pdf).

Nous avons besoin d'éclaircissements pour garantir l'intégrité des PDF's.

Le mode de tenue, de saisie et de conservation doit garantir que les livres, les pièces
comptables et la correspondance ne puissent être modifiés sans que la modification
soit apparente.‍‍‍

Comment peut-on garantir l'intégrité des documents avec Alfresco ? Nous pensons que la signature électronique est une voie à suivre…

Normes importantes :
Cobit
ISO 15489 : Pour les processus
MoReq2 : Pour les outils et exigences fonctionnelles
eCH (Gever) : Norme cyberadministration


Merci bien.

[michaelh]

Une solution classiquement utilisée pour garantir l'intégrité est de stocker le contenu sur un système de type CAS.
Par exemple un outil comme CAStor pour lequel il existe une intégration.

[dranakan]

Merci.

J'ai demandé des informations à Caringo (CAStor) pour des détails.

Il existe aussi ce produit, une sorte de coffre fort : http://www.cecurity.com. Je sais qu'il respecte les normes Suisse. Voici la brochure : http://www.cecurity.com/site/Documentation/Plaquette_CFEC_Recto_Verso_060829_Light.pdf

Ce qu'il mette en avant est :
- Authentification
- Intégrité
- Horodatage
- Scellement
- Journalisation

A ma connaissance Alfresco permet l'authentification et la journalisation (avec module RM).

Est-il indispensable, pour garantir l'archivage à valeur probante, d'utiliser un outil tiers  :?:

[michaelh]

Est-il indispensable, pour garantir l'archivage à valeur probante, d'utiliser un outil tiers  :?:

Pour le respect de certaines normes oui, car pour l'horodatage par exemple on considère parfois qu'on ne peut pas être juge et partie.
Mais ce n'est pas toujours vrai. Dans certains cas le module RM est suffisant.

A valider en fonction de la norme que vous désirez mettre en œuvre. L'Olico a l'air assez basique sur ces points.

[dranakan]

Merci.

D'après mes recherches, il n'y pas possible, à l'heure actuelle, de garantir l'intégrité (par exemple création d'un fingerprint des document et stockage ) avec le module RM ?
L'utilisation d'un outil tiers, pour ceci, est indispensable ?

[louisa]

Bonjour,
Dans Alfresco, on peut créer le plan de classement à partir du fichier .XML, est-ce qu'on peut créer ce même plan de classement de façon automatique dans les catégories?

[mlagneaux]

Bonjour,

Je pense que votre question mériterait un post dédié car on s'éloigne du sujet d'origine.
Oui vous pouvez tout à fait créer l'arborescence de catégories automatiquement. L'arborescence native de catégories est définies dans un fichier categories.xml. Elle doit pouvoir être enrichie par un patch. Prenez exemple sur les patchs natifs basés sur la classe GenericBootstrapPatch.