Externe User erstellen, New User E-Mail, Videos

[thaefliger]

Hallo zusammen

ich bin völliger Alfresco-Neuling, bin aber für meinen Kenntnisstand in den letzten zwei Tagen schon recht weit gekommen.

Bei mir läuft Alfresco Community Edition 201707 auf einem Ubuntu-Server 16.04LTS.

Ich habe ein paar Fragen, zu denen ich in docs.alfresco.com bisher keine Antwort gefunden haben (oder jedenfalls eine Antwort, bei der ich drauskomme):

Erstellen von neuen Usern: das klappt soweit. Was mich nur wundert ist, dass der neu erstellte User keine Mail erhält, die seinen Benutzernamen und sein Kennwort enthält. Was muss ich tun, dass ein neu erstellter User eine Mail erhält?

Erstellen von externen Usern: bei einer anderen Alfresco-Installation habe ich gesehen, dass ein Site-Manager in der Benutzerübersicht seiner Site die Möglichkeit hat, selber Accounts anzulegen für Personen ausserhalb der Organisation. Diese erhalten dann ebenfalls ein Mail mit Username/Passwort. Wie wird das realisiert?

Screenshot aus der "anderen" Installation:

Abspielen von Videos: kann die aktuellste Version von Alfresco nicht automatisch Video Playback-Funktionen zur Verfügung stellen? Wenn ich ein Video hochlade, kann ich dieses eigentlich nur wieder herunterladen. Wie kann ein Video direkt in Alfresco abgespielt werden?

Danke schonmal und Grüsse

Thomas

[afaust]

Es gibt für die von einem Administrator im System erstellen Nutzer keine Funktion der automatischen Mitteilung. Alfresco macht hier keine Annahme über die organisatorischen Prozesse in einem Unternehmen, und bietet daher von Haus aus noch keine Lösung. Bei manchen Organisationen wird z.B. die Nutzererstellung mit einem Self-Service-System automatisiert und der Nutzer erhält die notwendigen Informationen direkt in der Antwort seiner Anfrage - eine Email wäre hier überflüssig. Wenn hier ein bestimmtes Verfahren gewünscht ist, muss dies als Teil der eigenen Alfresco-Customisation umgesetzt werden.

Die Funktionalität der "externen Benutzer" ist ein Sonderfall, da hier die Erstellung des Nutzers von Administratorenhand in die dezentrale Verwaltung durch reguläre Endanwender abgegeben wird. Im Rahmen des Einladungsworkflows wird der Nutzer mitsamt Passwort erzeugt, und die entsprechenden Daten an den externen Nutzer geschickt. Der Nutzer wird auch erst technisch "aktiv" geschaltet, wenn er auf diese Einladung antwortet.
Diese Funktion wird in den meisten Installationen größerer Kunden gerne ausgeblendet / unterbunden, da es als "zu riskant" angesehen wird, den Benutzern die Möglichkeit zu geben, jeden Heinz und Kunz auf ein System mit potentiell vertraulichen Informationen einzuladen. Dabei ist zu beachten, dass ein solcher externer Nutzer automatisch Zugriff auf alle Strukturen / Dokumente hat, auf die "Jeder" Lesezugriff hat, inklusive alle öffentlichen Sites im System, sowie alle Nutzer mit ihren potentiell im Profil hinterlegten Kontaktinformationen.

Für Videos bietet Alfresco grundsätzlich eine Abspielfunktion, wenn die Videos in einem der unterstützten Formate vorliegt oder in eines dieser umgewandelt werden kann. Unterstützt werden OGG, WEBM, QuickTime, MPEG-4, M4V, FLV. Da eine Umwandlung von nicht unterstützten Videos in eines der unterstützten Formate je nach Länge und Qualität/Auflösung des Videos einen erheblichen Rechenaufwand mit sich bringt, liefert Alfresco in der Standardkonfiguration keine solchen Umwandlungen mit. Sie lassen sich aber relativ einfach unter Verwendung von ffmpeg konfigurieren / aktivieren. Für komplexere Setups bei denen die Umwandlung auf einen anderen Server ausgelagert werden kann um nicht dem Alfresco-System Resourcen zu "klauen" hatte Alfresco in der Vergangenheit ein Konstrukt namens gytheio entwickelt - allerdings ist unklar, inwiefern dies noch unterstützt wird, da seit Ende 2015 anscheinen keine Änderung mehr erfolgt ist. Ich selber habe dies jedenfalls bisher noch nirgends eingesetzt bzw. von keiner Verwendung innerhalb der Community gehört.

[mehe]

...die Mail an neu angelegte Benutzer habe ich bei einem low-budget Projekt mal mit einer Regel auf den "User-Home" Ordner "gehässlichhacked". Sobald das Benutzerverzeichnis angelegt wird, wird eine Mail per Rule-Script versendet. Man kann hier aber nicht das Passwort hinterlegen... (was auch kein Problem ist, wenn mit einem externen Authentifizierungsmechanismus und SSO gearbeitet wird)

Besser wäre es hier mit einer externen Web-Seite/Site zu arbeiten, mit der der Admin den Benutzer mit Passwort anlegt und einen Bestätigungslink hinterlegt. 

Oder: das "externe User einladen" Panel aktivieren ( Enabling External Users panel | Alfresco Documentation ) und eine besondere Site (z.B. "Start") anlegen, die zum Einladen der neuen Benutzer verwendet wird. Diese Site kann z.B. auf der Startseite eine Benutzeranleitung oder Nutzungsbedingungen enthalten. Die eingeladenen Benutzer sind, nachdem sie die Einladung akzeptiert haben, in Alfresco vorhanden und können auch weiter auf andere Inhalte berechtigt werden. Das hat aber die von Axel erwähnten (Sicherheits-) Implikationen...