Einsteigerhilfe

[dbreiti]

Hallo,

ich bin neu bei Alfresco und benötige Hilfe bei der Grundeinrichtung von Alfresco, dazu habe ich einige Fragen.
Vorab: Ich bin aktuell als Praktikant tätig und soll für das Unternehmen eine neue Ordner und Datenstruktur schaffen (was bisher auf den Laufwerkservern bislang nahezu komplett umgesetzt wurde). Dabei kam auch ins Gespräch, dass Alfresco als DMS drübergelegt wird, um zukünftig mit einem DMS zu arbeiten bzw. kein eigenes programmieren zu müssen (Kostenfrage). Ein ehemaliger Mitarbeiter hat sich damit bereits beschäftigt und kennt sich gut aus, steht aber nicht mehr zur Verfügung und ich wurde damit beauftragt mich so einzuarbeiten, dass das Programm umsetzungsfähig wird im Sinne unserer Anforderungen.

Die Version, mit der ich arbeite ist Alfresco Community 5.0.d., die Serverlaufwerke laufen mit Linux. Aktuell soll ich aber erstmal mit der Windowsversion auf dem Einzelrechner heruasfinden wie das läuft, deswegen aktuell Windows64-Version.

Mein Anliegen:
Ich möchte Alfresco als Plattform auf die bestehende Ordnerstruktur im Laufwerk draufsetzen, also so dass die Ordnerstruktur nicht verändert wird, sondern von Alfresco übernommen wird und dementsprechend weitergeführt wird. Wenn ich in Alfresco reinschaue (als Admin) finde ich dort nur die Möglichkeit Daten hochzuladen, wobei ich da ja die Ordnerstruktur selber anlegen müsste. Gibt es da eine einfache Möglichkeit?

Außerdem stellt sich mir die Frage wo Alfresco hochgeladene Daten physisch speichert, damit man ggf. Offline auf diese zugreifen kann. Es soll also bei einem möglichen "Crash" von Alfresco immernoch möglich sein auf die benötigten Dateien zuzugreifen.

Wie steht es mit der Sicherheit von kritischen Daten, wie z.B. Personalakten. Können diese im Alfresco so vernünftig gesichert werden, dass nur berechtigte User darauf zugreifen können, bzw. wird die Absicherung, die durch die bestehende Netzlaufwerkstruktur vorhanden ist beeinträchtigt?

Ich würde mich freuen wenn ihr mir dabei helfen könntet. Da ich Wirtschaftswissenschaftler bin und wenig bis gar keine Kenntnisse im Programmieren und Skripten habe wäre es hilfreich wenn die angebotenen Lösungen keine großen IT-Kenntnisse voraussetzen.

Vielen Dank

[lulrich]

Hi dbreiti,

willkommen hier im Alfresco Forum. Ich werde ein paar Tipps und Ideen unter deine Fragen schreiben:

<I>Mein Anliegen:
Ich möchte Alfresco als Plattform auf die bestehende Ordnerstruktur im Laufwerk draufsetzen, also so dass die Ordnerstruktur nicht verändert wird, sondern von Alfresco übernommen wird und dementsprechend weitergeführt wird. Wenn ich in Alfresco reinschaue (als Admin) finde ich dort nur die Möglichkeit Daten hochzuladen, wobei ich da ja die Ordnerstruktur selber anlegen müsste. Gibt es da eine einfache Möglichkeit?</I>

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Hier stehen verschiedene Optionen zur Verfuegung. Je nach Datenvolumen mehr oder weniger sinnvoll:
1. Bulk Load Importer: http://docs.alfresco.com/community/concepts/Bulk-Import-Tool.html
2. Netzlaufwerk in Alfresco mappen und Datenstruktur hineinkopieren
3. Daten via FTP hochladen
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<I> Außerdem stellt sich mir die Frage wo Alfresco hochgeladene Daten physisch speichert, damit man ggf. Offline auf diese zugreifen kann. Es soll also bei einem möglichen "Crash" von Alfresco immernoch möglich sein auf die benötigten Dateien zuzugreifen. </I>

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Die Dateien werden von Alfresco im Dateisystem gespeichert. Allerdings nicht mit der typischen Dateiendungen sondern alle umbenannt und als *.bin gespeichert. Direkter Zugriff auf diese Deteien ist also nicht moeglich und nicht sinnvoll, da Alfresco gewisse Daten in der Datenbank wie zum Beispiel groesse einer Datei, die ggf nach einem direkten Zugriff sich aendern koennte. Zu dem sind die Dateien im Deteisystem ohne Zugriffsberechtigungen abgelegt so dass eine Person die eine Datei sehen kann, kann auch alle anderen sehen.
Alfresco sollte eigentlich nie offline sein. Sollten jedoch das System heruntergefahren sein, ist kein Zugriff mehr moeglich. Hier wuerde man, wenn Alfresco immer verfuegbar sein muss ueber Hochverfuegbarkeit sprechen, die jedoch nur in der Enterprise Edition und nicht in der Community Edition vorhanden ist.
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<I>Wie steht es mit der Sicherheit von kritischen Daten, wie z.B. Personalakten. Können diese im Alfresco so vernünftig gesichert werden, dass nur berechtigte User darauf zugreifen können, bzw. wird die Absicherung, die durch die bestehende Netzlaufwerkstruktur vorhanden ist beeinträchtigt?</I>

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Alfresco verwaltet die Zugriffsberechtigungen auf Dateien und laesst entweder Zugriff zu oder nicht (oder besser gesagt, zeigt die Dateien nicht an). Das soll ja auch so sein bei einem ECM system. Empfehlenswert waere Sachen wie Personalakten etc in einer eigenen (private) Site abzulegen, da man dort die Zugriffe einfach gestallten und ueberblicken kann. Nur Mitglieder der Site koennen den Inhalt darin auch sehen. Ansonsten kann man ausserhalb von Sites auch Berechtungen auf Ordner vergeben und diese auf untergeordnete Ordner und Dateien vererben (genauso wie in einem Netzlaufwerk).
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Ich hoffe dies hilft Dir etwas bei deiner Arbeit. Ansonsten kannst Du auch viele Sachen in der Community Edition dokumentation finden:
http://docs.alfresco.com/community

Oder unsere "Getting Started" Seite:
https://www.alfresco.com/resources/documentation/getting-started

Viele Gruesse
Levin

[dbreiti]

Hi lulrich,

ich bedanke mich für die schnelle Antwort. Ich werde die Ausführungen weiterleiten und abwarten wie sich diesbezüglich entschieden wird.

Da muss man dann ja doch abwägen ob man die Community Edition einführt oder entweder das Geld für Enterprise Version oder eine eigenständige Programmierung investiert. Ich denke ein Faktor wird dabei schon sein, dass die Dateien in der physischen Speicherung nur als *.bin vorliegen, aber ein offline Zugriff auf diese Dokumente ist denk ich sowieso für jede Art von DMS problematisch.

Was mich halt stutzig gemacht hat bei der "Verschlüsselung" bzw. Datensicherheit war, dass ich beim Durchforsten des Forums auf einen Beitrag gestoßen bin, in dem gesagt wird, dass sich die +.bin Dateien durch Ausprobieren ohne Probleme öffnen lassen. Das muss man dann vllt. noch intern mit Zugriffsrechten machen, bzw. ist ja eh durch die Benennung nicht zu erkennen um welche Datei es sich genau handelt.

Ich stelle die Ergebnisse einfach mal vor und überlasse die Entscheidung dann den Chefs.

Vielen Dank erstmal und beste Grüße

Danny

[lulrich]

Ja, es ist korrekt, dass es relativ einfach ist herauszufinden um welche Dateien es sich handelt. Daher empfiehlt es sich den Server mit richtigen Zugriffberechtigungen auszustatten oder wenn eine Enterprise Loesung genommen wird, gibt es auch ein Modul, dass eine Dateiverschluesselung vornimmt, so dass auch der direkte Zugriff auf Dateien zwecklos ist.