Definir metadados em um lote de documentos na importação

[progdan]

Olá pessoal,

Estou começando minhas "aventuras" com o alfresco, e depois de buscar alguns documentos sobre o Alfresco, finalmente encontrei este fórum.

Estou utilizando o Alfresco como um ambiente de GED (Gerenciamento de Documentos), e gostaria de uma ajuda nos primeiros passos. Tenho diversos "departamentos" e, pelo que entendi, eu devo criar um "espaço" para cada um deles. Agora vem a dúvida: Como criar um formulário personalizado de metadados para apenas um dos diversos espaços?

Por exemplo, em um departamento, eu armazeno diversos documentos (geralmente imagens de documentos digitalizados), e preciso incluir apenas algumas informações, como por exemplo, o código do usuário a que estes documentos pertencem (independente de quem os digitalizou ou inseriu no Alfresco), e o código da caixa em que os papéis originais estão armazenados. Por exemplo:

Tenho diversos documentos: cópia de CPF, RG, comprovante de residência, etc. de um determinado cliente.
Gostaria de armazenar estes documentos, com os seguintes metadados:
* código do cliente: 1234567
* caixa: 001
(os demais metadados não seriam importantes, tipo descrição, nome do arquivo, etc.).

Existe uma forma de definir este conjunto de documentos e ao inseri-los no "espaço" do Alfresco estes documentos já tenham definidos estes dados, sem a necessidade de ficar "editando" cada documento individualmente?

Ao realizar uma busca, eu quero, por exemplo, pesquisar todos os documentos do cliente "12345467", independente de que caixa ele esteja, ou então, consultar todos os documentos que estão na caixa "001".

A idéia seria personalizar todos os documentos de apenas um espaço, sem interferir com outros "espaços", por exemplo da expedição, onde eu teria apenas as cópias das notas emitidas, e o único metadado seria o número da nota.

Obrigado pela ajuda.

[csaleh]

progdan wrote:  Agora vem a dúvida: Como criar um formulário personalizado de metadados para apenas um dos diversos espaços?

Por exemplo, em um departamento, eu armazeno diversos documentos (geralmente imagens de documentos digitalizados), e preciso incluir apenas algumas informações, como por exemplo, o código do usuário a que estes documentos pertencem (independente de quem os digitalizou ou inseriu no Alfresco), e o código da caixa em que os papéis originais estão armazenados. Por exemplo:

Tenho diversos documentos: cópia de CPF, RG, comprovante de residência, etc. de um determinado cliente.
Gostaria de armazenar estes documentos, com os seguintes metadados:
* código do cliente: 1234567
* caixa: 001
(os demais metadados não seriam importantes, tipo descrição, nome do arquivo, etc.).

Você pode criar um tipo documental, que tenham as propriedades que você quer: codigo do cliente, caixa e etc… aqui você pode encontrar informações sobre como fazer isto: http://wiki.alfresco.com/wiki/Data_Dictionary_Guide#Step_by_Step_Model_Definition

progdan wrote:  Existe uma forma de definir este conjunto de documentos e ao inseri-los no "espaço" do Alfresco estes documentos já tenham definidos estes dados, sem a necessidade de ficar "editando" cada documento individualmente?
Você já tem o codigo do cliente e a caixa que ele se encontra em algum lugar/arquivo? Se sim, pra fazer isto, você precisa criar um script para importar esses metadados.

progdan wrote: Ao realizar uma busca, eu quero, por exemplo, pesquisar todos os documentos do cliente "12345467", independente de que caixa ele esteja, ou então, consultar todos os documentos que estão na caixa "001".

Você pode fazer isso, customizando a pesquisa para procurar por esses dados.  Aqui está o artigo ensinando a fazer isso: http://wiki.alfresco.com/wiki/Advanced_Search_Custom_Attributes

progdan wrote: A idéia seria personalizar todos os documentos de apenas um espaço, sem interferir com outros "espaços", por exemplo da expedição, onde eu teria apenas as cópias das notas emitidas, e o único metadado seria o número da nota.

Você normalmente "personaliza" o docuemnto na hora de fazer o upload pro Alfresco, então pode definir exatamente onde estarão os arquivos.

Boa sorte e me avise se conseguiu…