Alfresco für Anwälte, geplantes Einsatzszenario möglich

[descartes]

Hallo Zusammen,

nachdem ich mich durch verschiedene Beiträge gearbeitet habe, stellen sich mir noch einige grundsätzliche Fragen. Ich hoffe ihr könnt mir hier ein paar Hinweise geben, ob Alfresco für eine Anwaltskanzlei ohne enormen Aufwand "angepasst" werden kann.

1. Geplantes Szenario (~10 Mitarbeiter):

(a) Debian (stable) Server oder Zentyal (http://www.zentyal.org/) als Basis für

(aa) Alfresco 4.0 CE als DMS
(bb) Zarafa/Citadel/Kolab als Email/Kalender. Zarafa bspw. kann mit Alfresco zusammenarbeiten (http://www.zarafa.com/integrations/alfresco-integration). Email bzw. Anhänge können so in Alfresco gespeichert werden.
(cc) OpenLDAP für Nutzer-Authentifizierung (https://forums.alfresco.com/de/viewtopic.php?f=7&t=900) und als globales Adressbuch.

2. Meine Fragen:

(a) Nach dem Beitrag unter https://forums.alfresco.com/de/viewtopic.php?f=22&t=726 habe ich Share so verstanden, dass dies die neue GUI für Alfresco ist und der Explorer irgendwann "ausläuft".
- Bedeutet dies, dass die Mitarbeiter nur "Share" verwenden können/sollten, um sich nicht mit dem Einlernen in zwei Oberflächen aufhalten zu müssen? (Ich empfand das in meiner Testinstallation ersteinmal sehr verwirrend …)
- Muss der Explorer installiert werden, damit Share funktioniert oder sind diese unabhängig voneinander?
- Wird bei einer ausschließlichen Verwendung von Share durch die Benutzer derzeit noch sehr viel Funktionalität abgeschnitten?

(b) Folgendes möchte ich erreichen:

(aa) Für jeden neuen Mandanten wird eine Site in Share angelegt. Unterordner bilden dann das einzelne Mandat (bspw. Site=Lieschen Müller, Unterordner=Verkehrsunfall vom 15.03.2012 oder ein Aktenzeichen)

(bb) Mitarbeiter (=User in Alfresco) können an einem Mandat (=Projekt, =Site in Share) gemeinsam arbeiten.
- Gibt es Limitierungen für die Anzahl verschiedener Sites?

(cc) Der Mandant soll "von außen" Zugriff auf die Site haben. Dies scheint nach https://forums.alfresco.com/de/viewtopic.php?f=8&t=741 möglich.
- Ist es hierfür notwendig, für den Mandanten einen neuen User ("customer") in Alfresco anzulegen? (Gehe ich schwer davon aus)
- Ist es möglich den Zugriff in der Site auf einzelne Dateien zu beschränken? (um bspw. Entwürfe vor dem Mandanten zu "verbergen")

(dd) Die für mich wichtigste Frage:

Jede Adresse mit der die Kanzlei in Berührung kommt, d.h. Mandanten, Rechtsschutzversicherer, Gegner, gegnerischer Rechtsanwalt, Gericht etc. soll in das globale Adressbuch (LDAP) aufgenommen werden. Folglich eine Art "Stammdatenverwaltung". Ich habe jetzt nicht gesehen, dass es mit den LDAP Schemata möglich ist, der Adresse eine bestimmte Funktion (bspw. Gegner) zuzuordnen. Außerdem kann sich dies im Kontext ja auch ändern (mal "Freund" mal "Feind").

Im Unterordner der Alfresco-Site, die ein konkretes Mandat widerspiegelt, soll daher ein "Bezug" zu einer Adresse im LDAP hergestellt werden, die auch die Funktion der Adresse mit aufweist und sich bestenfalls synchronisiert sowie weitere Informationen aufnimmt (bspw. Aktenzeichen des Gerichts).

Beispiel: Site = "Lieschen Müller", Unterordner = "Verkehrsunfall vom 15.03.2012", Unterordner "Beteiligte", Datei/Skript "Gericht"

- Kann ich jetzt im Unterordner "Beteiligte" eine Datei/ein Skript anlegen, die etwa "Gericht" heißt, als Meta-Daten das Aktenzeichen des Gerichts enthält und deren Inhalt (Adresse, Telefon etc. des Gerichts) sich mit dem LDAP synchronisiert? Oder zumindest ohne Synchronisation?

- Kann ich - nach Abschluss des Falls - Diese Adresssynchronisation "stoppen" (daher die in der Datei/Skript abgelegten Daten ändern sich nicht mehr, auch wenn eine Aktualisierung im LDAP erfolgt) und den Unterordner "Verkehrsunfall vom 15.03.2012" schließen/archivieren?

- Wenn vorstehendes überhaupt möglich ist, wäre das i-Tüpfelchen eine vorkonfigurierte, globale Suche durch alle Unterordner, die anzeigt, ob ein neuer Mandant Interessenskonflikte auslöst, d.h. ob die Kanzlei bereits den Gegner in diesem Fall vertritt. Bspw. Lieschen Müller kommt, wir vertreten aber bereits "Hänschenklein". Im Unterordner "Verkehrsunfall vom 15.03.2012" der Site "Hänschenklein" liegt schon eine Datei die "Gegner" heißt und deren Inhalt auf die Adresse von "Lieschen Müller" verweist. (Hoffe das war jetzt nicht zu verwirrend).

Vielen Dank für ein wenig "Input" und Viele Grüße

Descartes

[afaust]

Hallo,

ich hoffe, ich vergesse bei dem ausführlichen Fragenkatalog und Hintergrundinformationen nicht ein oder zwei Punkte.

Die Antworten zu den Fragen:

a)
Der Explorer ist immer automatisch mit installiert. Alfresco setzt sich aus zwei Anwendungen zusammen: dem Repository (die eigentliche Ablage mit Diensten) und der Share Oberfläche. Der Explorer ist die im Repository mitgelieferte Oberfläche. Die Share Oberfläche ist grundsätzlich unabhängig vom Explorer, braucht aber das Repository, um über die dortigen Ablagemechanismen und Dienste seine Funktionen zur Verfügung stellen zu können.
Fachliche Anwender sollten bei neuen Installationen den Explorer nicht mehr nutzen - abhängig der jeweiligen Anwendungs- und Integrationskonzepte arbeiten Anwender entweder mit der Share Oberfläche oder einer anderen Schnittstelle des Repository (z.B. WebDAV, CIFS, IMAP), oder einer Mischung aus diesen. Alfresco Share ist in Alfresco 4 ca. 98 % en-par bzgl. der Explorer DMS Bestandsfunktionalität - mittlerweile gibt es aber auch unzählige Features, die NUR in Share zur Verfügung stehen (Social Publishing, Verwaltung v. Replikation, Social Features wie Like, Follow u.v.m.). Ich würde daher eine Benutzung des Explorers als beschneidender bezeichnen als wenn Share zum Einsatz kommt - ebenso ist es in Share aufwandstechnisch einfacher, fehlende / neue Funktionalität nachzurüsten.

bb)
Wenn ich es richtig verstanden habe, ist hier ein kleiner Fehler in der Beschreibung zu aa). Mandat = Unterordner in einer Site (Site = Mandant), d.h Mandat != Site.
Grundsätzlich gibt es keine Einschränkung zur Anzahl von Sites in einem Alfresco System. Es gab in der Vergangenheit tlw. Beeinträchtigungen der Performance, die aber regelmäßig in neuen Versionen abgebaut bzw. entfernt wurden. In Alfresco 4 stellen mehrere 10 bis 100 tausende Sites meines Wissens keine Probleme mehr dar, sofern die Datenbank, von der Alfresco direkt abhängig ist, adäquat eingerichtet / ausgestattet ist.

cc)
Ein User wird für den Mandanten benötigt.
Berechtigungen lassen sich auf einzelne Dokumente / Ordner definieren und so differenzierte Zugriffseinschränkungen erstellen. Innerhalb einer Site erfolgt jedoch die Berechtigungsvergabe im Standard nicht auf Nutzerebene, sondern auf den sog. Rollen in einer Site (Consumer, Collaborator etc.). Dies lässt sich aber durch etwas Entwicklung / Konfiguration auch anpassen (z.B. neue Rolle Mandant) oder erweitern (zzgl. Pflege auf Basis User).

dd)
Hier ist Entwicklung notwendig (alle drei Fragen), denn eine solche Funktionalität ist fachlich sehr spezifisch und im Standard nicht enthalten. So ein Fall ist aber abdeckbar - wir haben soetwas ähnliches schon in einem Compliance Management System auf Basis von Alfresco Share (Alfresco 3.2/3.4) realisiert. In diesem System werden bestimmte Stammdatensätze von einem ext. System (hier ein CRM) synchronisiert und individuelle Kopien an einzelne Vorgängen angehangen. Ebenso gibt es eine globale Suche nach Vorgängen, mit denen eine bestimmte Person verknüpft wurde. Mit einer kleinen Anpassung bzgl. der Verknüpfungsrolle (Gegner / Mandant) würde eine derartige Suche auch die "Warnfunktion" bzgl. Interessenkonflikte ermöglichen.

Gruß
Axel

[descartes]

Hallo Axel,

zunächst einmal vielen Dank für diese ausführliche Antwort, die mir sehr weitergeholfen hat.

zu a) Da das neue IT-System "from scratch" entstehen soll, werden wir nach Deiner Antwort sicher auf die Share GUI setzen.

bb) Wenn ich es richtig verstanden habe, ist hier ein kleiner Fehler in der Beschreibung zu aa). Mandat = Unterordner in einer Site (Site = Mandant), d.h Mandat != Site.

Ja, da hatte ich mich vertan. Die Site soll durch den Mandantennamen benannt werden. In der Site werden dann alle Vorfälle/Mandate dieses Mandanten abgelegt.

Die Anzahl an Sites wird für uns völlig ausreichend sein.

zu cc) Dass diese Feinabstimmung von Rechten machbar ist, ermöglicht es uns in der Site einen Order anzulegen, der auch vom (betroffenen) Mandanten einsehbar ist, nicht aber von anderen Mandanten in anderen Sites. Finde ich gut, denn so müssen Entwürfe nicht mehr hin- und hergemailt werden, sondern können sicher von extern über https vom Mandanten eingesehen und kommentiert werden. Prima.

dd) Hier ist Entwicklung notwendig (alle drei Fragen), denn eine solche Funktionalität ist fachlich sehr spezifisch und im Standard nicht enthalten. So ein Fall ist aber abdeckbar - wir haben soetwas ähnliches schon in einem Compliance Management System auf Basis von Alfresco Share (Alfresco 3.2/3.4) realisiert. In diesem System werden bestimmte Stammdatensätze von einem ext. System (hier ein CRM) synchronisiert und individuelle Kopien an einzelne Vorgängen angehangen. Ebenso gibt es eine globale Suche nach Vorgängen, mit denen eine bestimmte Person verknüpft wurde. Mit einer kleinen Anpassung bzgl. der Verknüpfungsrolle (Gegner / Mandant) würde eine derartige Suche auch die "Warnfunktion" bzgl. Interessenkonflikte ermöglichen.

Auch hier ist es gut zu hören, dass der Fall abgedeckt werden kann. Vielleicht gehe ich hier aber von einer falschen Prämisse aus:

Mein Startpunkt war, dass eine Anwaltskanzlei zum weit überwiegenden Teil "Schriftgut" verwaltet, folglich ein DMS die perfekte Ausgangslage ist. Dazu kommt die Kommunikation nach außen, d.h. mit Gerichten, Mandanten, Gegenern etc. und die Existenz von Terminen, die eingehalten werden wollen. Letzteres scheint mir eine Groupware wie bspw. Zarafa (Email, Kalender, Adressverwaltung) gut abzudecken. Die Aufgabenstellung ist demnach ein DMS und eine Groupware so zu integrieren, dass möglichst wenig Daten parallel gehalten werden müssen.

Einzig die Verknüpfung von Adressen mit Schriftgut erschien mir hier problematisch und als Lösung bin ich auf LDAP gestoßen, dass als Globales Adressbuch dient, also die Adressen an einem zentralen Punkt sowohl für die Groupware, als auch für das DMS global vorhält. In Zarafa hat man so Zugriff auf alle Adressen und in Alfresco sollen die für den Fall relevanten Adressen mit "der Site" verknüpft werden. Also eine Art Link auf den entsprechenden LDAP Eintrag.

Sind Euch hier andere Lösungswege bekannt (etwa aus anderen Branchen die ähnliche Dienstleistungen erbringen, also alle die in irgend einer Art und Weise "Casemanagement" betreiben - Versicherungen, Steuerberater, Makler …) oder wie wird denn das sonst so gelöst?

Viele Grüße

Descartes