Dokumente unsichtbar machen?

[software-lab]

Hallo,

ich möchte folgendes einstellen:

Ein MA bearbeitet oder erstellt ein neues Dokument.

diese muss jedoch vorher von der GF vor der Veröffentlichung geprüft werden.

Ich stelle mir den Ablauf so vor:

- Dokument wird neu erstellt oder  Dokument wird bearbeitet

- MA ladet Dokument hoch, bzw überarbeitetes  Dokument steht vor der Aktualisierung

- Dokument soll unsichtbar für alle anderen MA bleiben bis GF es genehmigt hat.

- Ein Workflow soll erstellt werden.  GF Bekommt Mail das ein Dokument eine Genehmigung braucht.

- andere Mitarbeiter können zwar sehen das dieses Dokument gibt, aber derzeit in einem Workflow ist und nicht angesehen/bearbeitet werden kann. 

- Status soll nach der Genehmigung wieder zurückgesetzt werden. ggf mit Bestätigung das es genehmigt wurde

Gibt es so eine Möglichkeit?

Hat jemand eine Idee wie man so etwas umsetzen kann?

Ich nutze Alfresco 6.0

mfg

[afaust]

Die einfachste Möglichkeit, Dokumente unsichtbar zu machen, besteht natürlich in der Nutzung der Berechtigungen. Eine Möglichkeit wäre z.B. die Vererbung der Berechtigungen an dem Dokument zu deaktiveren und nur den tatsächlich berechtigten Personenkreis explizit Rechte zu geben. Dann, wenn das Dokument freigegeben wird, kann die Vererbung wieder reaktiviert und alle lokalen Berechtigungen zurückgesetzt werden. Ein solcher Automatismus kann entweder in einem Prozess (Activiti) oder einem zustandsbasierten Automatismus (Policies / Behaviours, oder gar Regeln) umgesetzt werden. In jedem Fall ist hier ein bisschen Umsetzungs-/Implementierungsaufwand notwendig, und wenn es nur um die Erstellung von kleinen JavaScript-Fragmenten für ein konfiguriertes Regelwerk geht.

Lediglich der 5. Punkt stellt eine Hürde dar. In Alfresco ist es technisch grundsätzlich möglich, das Recht des "Sehen der Existenz und Metadaten" eines Dokumentes von dem Recht des "Sehens des Dateiinhaltes" zu trennen. Allerdings gibt es in der Oberfläche (Share) sowie Backend (Repository / Suche) eine ganze Reihe von Annahmen / Optimierungen, die durch eine Trennung dieser Rechte nicht mehr zutreffen, und so das System für Endanwender ggf. unverständlicher bzw. unstabiler werden lassen kann. Eine solche Umsetzung habe ich bisher nur in wirklich berechtigten Anwendungsfällen durchgeführt (bei denen dann entsprechende Mehraufwände für die Anpassung an diese Besonderheiten notwendig waren), und in den meisten Fällen andere Ansätze empfohlen (wie z.B. getrennte "Platzhalterdokumente" / Links, die bei Freigabe durch das eigentliche Dokumente ersetzt / überschrieben werden).

[software-lab]

Ich habe nun versucht einen Tag zu erstellen der mir beim Hochladen anzeigt das dieses Dokument derzeit noch ein "Entwurf" ist. Nachdem es genehmigt wurde soll dies verschwinden.

Das funktioniert jedoch nicht.

Fehlermeldung:

08250280 Wrapped Exception (with status template): 082519045 Failed to execute script 'classpath*:alfresco/templates/webscripts/org/alfresco/repository/tagging/tags.get.js': 082519044

Gleichzeitig taucht ein Problem bei der Suche auf Sobald ich nach einem bestimmten Wort suche kommt keine Anzeige, entferne ich jedoch alles aus dem Suchfeld wird mir alles angezeigt.

[afaust]

Das klingt ganz danach als wäre die Konfiguration / Integration mit Solr / Alfresco Search Services fehlerhaft, so dass keine Volltext- / Indexsuchen möglich sind. In der Fehlermeldung aus dem tags.get.js web script sollte es weitere Details geben, die Auskunft über den konkreten Auslöser geben und so meine Vermutung bestätigen / widerlegen können.

Grundsätzlich sind Tags ein eher "schwaches" Mittel bestimmte Zustände abzubilden, da diese i.d.R. frei von jedem Nutzer vergeben werden und nur unzureichend zentral verwaltet / vorgegeben werden können. Häufiger ist die Verwendung eines spezielles Metadatums (über ein eigenes Metadatenmodell) welches Zustände wie "Entwurf", "Freigegeben" bzw. "Abgelöst" / "Veraltet" in einer strukturierten Form abbildet.