OCR / Scannen / E-Mail / IMAP Fragen über Fragen.

[bdmarder]

Hallo,

da es gerade bei mir direkt auf die Abschlussprüfung zu geht und ich als Abschlussprojekt Alfresco habe, habe ich zum Einstieg gleich einige Fragen, die man mir hoffentlich beantworten kann.
Dazu muss ich sagen ich bin dem Englisch mächtig aber kurze deutsche Anleitung würde ich vorziehen. Es werde bestimmt noch einige Fragen in den nächsten Tagen aufkommen.
Viele Danke im vorraus.

Ich habe soweit Alfresco standartmäßig auf einem Windows 2008 R2 Server installiert, der Server hat eine feste IP. Damit die Mitarbeiter auf den Server zugreifen können.
Habe den Alfresco Explorer gestartet und einfach mich etwas eingelebt und Benutzer erstellt.
Nun zu meinen Fragen, ich entschuldige mich schon vorher für vielleicht einige einfach und blöde Fragen ops: :

1.Im Datenverzeichnis sind schon einige Arbeitsbereiche sind die zwingend notwenig oder können die gelöscht werden?
2.Wo sollten standartmäßig Daten abgespeichert werden im Firmen Home/ Datenverzeichnis oder eher  einfach ein neuen Arbeitsbereich im  Firmen Home anlegen?
3.Manche Dokumente habe eine Aufbewahrungsfrist, wie kann man einstellen das sie nach einem bestimmen Zeitpunkt gelöscht werden oder gesperrt werden?
4.Wie bekomme ich am einfachsten E-Mails ins Alfresco Repository.
5.Ein weiteres Problem ich möchte per Scanner ein Dokument einscannen dann mit einem OCR Programm bearbeiten und ins Alfresco Repository hochladen, wie funktioniert das?
6.Was ist der Unterschied zwischen dem Alfresco Explorer (192.0.0.0:8080/alfresco) und dem Alfresco Share (129.0.0.0:8080/share)?

Das waren nun die ersten Fragen die aufgekommen sind.


Vielen Danke
Philipp

[thomash]

Hallo Philipp,

6.Was ist der Unterschied zwischen dem Alfresco Explorer (192.0.0.0:8080/alfresco) und dem Alfresco Share (129.0.0.0:8080/share)?

Der Explorer ist der alte Client und wird schrittweise durch Share abgelöst Bei neuen Projekten empfehlen wir nicht mehr den Explorer zu verwenden, da Share mittlerweile mehr Funktionalität mitbringt und leichter anpassbar ist.
Ferner lassen sich mit Share auch Collaboration bezogene Szenarien abdecken.

1.Im Datenverzeichnis sind schon einige Arbeitsbereiche sind die zwingend notwenig oder können die gelöscht werden?

Nein, das Datenverzeichnis ist eine zentrale Ablage um Nodevorlagen, Contentmodelle, Skripte etc. zu verwalten. Es ist nicht für die Ablage von Content oder Schriftgut gedacht und sollte auf keinen Fall gelöscht werden.

2.Wo sollten standartmäßig Daten abgespeichert werden im Firmen Home/ Datenverzeichnis oder eher einfach ein neuen Arbeitsbereich im Firmen Home anlegen?

Hängt von deinen Anforderungen ab. Das Company Home Verzeichnis ist ein Ausgangspunkt um eigene Strukturen anzulegen. Ferner verfügt jeder Benutzer noch über einen persönlichen Home Ordner.
Solltest du Share einsetzen kannst du auch mit Abteilungs- oder Projektbezogenensites arbeiten. Diese verfügen dann jeweils über eine eigene Dokumentenbibliothek zur Contentablage.

3.Manche Dokumente habe eine Aufbewahrungsfrist, wie kann man einstellen das sie nach einem bestimmen Zeitpunkt gelöscht werden oder gesperrt werden?
Diese Funktionalität wird per RM Modul und auch per XAM Modul bereitsgestellt. Es handelt sich hierbei um Erweiterungen der Enterprise Edition.
Um so etwas selbst abzubilden würde ich mit einem eigenen Aspekt arbeiten der das Ablaufdatum speichert und die abgelaufenen Nodes über einen Scheduled Job aufräumen.

4.Wie bekomme ich am einfachsten E-Mails ins Alfresco Repository.
Du könntest das Repository als IMAP Resource in deinen Mailclient einhängen.

5.Ein weiteres Problem ich möchte per Scanner ein Dokument einscannen dann mit einem OCR Programm bearbeiten und ins Alfresco Repository hochladen, wie funktioniert das?
Gibt hier viele Wege zum Ziel. Im Rahmen der Enterprise Edition wird dies über ein bsp. ein Kofax Release Skript gelöst. Hängt davon ab ob du in deine Scansoftware eigene Release Skripte einhängen kannst die den Content dann über die Alfresco APIs in das System pushen.
Alternativ kannst den Inhalt auch auf dem Datesystem ablegen und lässt Alfresco den entsprechenden Ordner überwachen.
Oder du mountest das Alfresco Repository per CIFS/NFS … etc. und schreibst den Content eventuell auch ein externes Metadatenfile in ein Verzeichnis in Alfresco.
Du könntest das Alfresco System mithilfe von etwas Customizing dazu bringen diesen Ordner zu überwachen und die Metainformationen aus dem Dokument oder dem Metadatenfile herauszuholen.


Beste Grüße
Thomas