Versionierung und löschen von Dokumenten deaktivieren (WORM)

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Hallo Forum,

ist es möglich in Aflresco Community 3.4c die Funktionen zum Versionierung und löschen/bearbeiten von Dokumenten komplett zu dekaktivieren?

Hintergrund ist der, dass wir den Repostiory Path auf ein WORM Medium legen in Alfresco auf dem Daten nach einer Retentionzeit von ca 30 Minuten read only gesetzt werden und danach nicht mehr gelöscht werden können, desweiteren sollten einmal hochgeladene Dokumente nicht mehr geändert werden können von Alfreso aus, also auch keine weiteren Versionen hinzugefügt werden können.

Unter anderem heisst das, dass unter "/share" die Funktionen "Neue Version hoch laden", "Offline bearbeiten" und "Dokument löschen" auf der Seite Dokumentendetails (und wo sonst auch immer diese auftauchen können) nicht mehr angezeigt werden aber natürlich die Funktion generel auch nicht mehr zur Verfügung steht (also nicht nur einfach der Link entfernt wird).

Danke & Gruß

[thomash]

Hallo,

am besten vergibst du die Benutzerberechtigungen (über Rollen bzw. Gruppenmodell) so das die Nutzer diese actions (z.B. Dokument löschen) nicht ausführen dürfen.
Wenn du zusätzlich noch Änderungen an den Menü vornehmen willst bzw. die Berechtigungen zum Zugriff auf bestimmte Menüeinträge hochschrauben oder diese Ändern möchtest kannst du das über angepasste *-actions.get.config.xml Dateien tun.
http://wiki.alfresco.com/wiki/Custom_Document_Library_Action#Action_Configuration_.28V3.2_onwards.29

Gruß
Thomas

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Hallo Thomas,

vielen Dank für deine Antwort, habe mir nun die actions sachen etwas angesehen und hier erste erfolge verzeichnet. Problematisch sehe ich nur das dann zwar der Link nicht angezeigt wird, jedoch ein user der per Rolle die Berechtigung zum löschen hat, diese auch weiter tun kann durch aufruf einer entsprechenden URL.

Ich vesuche nun eigene Rollen zu erstellen, das klappt leider nicht 😞 hab diese Anleitung befolgt um unter 3.4c / Share eine neue Rolle anzulegen, leider sehe ich diese nirgendwo: http://wiki.alfresco.com/wiki/Custom_Permissions_in_Share#Define_A_New_Role

Habe alles ausgeführt und alfresco neu gestartet, leider ohne erfolg, meine neue Rolle taucht nirgendwo auf.
Die Doku ist allerdings nur für Alfreso 3.1 / 3.2 Enterprise und wir nutzen 3.4c Community. GIbt es hier auch eine Doku zu?

Gruß
Paul

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ich muss mich korrigieren, ich habe nun noch einmal alles so befolgt wie auf der WIKI Siete beschrieben und auch direkt die beispiele genutzt wie angezeigt und nun wird unter Sites tatsächlich die neue Rolle angezeigt, im Repositoy jedoch nicht. Hier kann ich bei den Berechtigungen weiterhin nur die die Standard Rollen auswählen. Wo muss ich noch einen Eintrag machen damit die neue Rolle auch unter Repository verwendbar ist?
Wir nutzen Sites nicht, da wir die ganzen Funktionen wie WIKI, Blog etc. nicht benötigen und die den Benutzer nur verwirren würden. Somit bleibt uns von meinem Verständnis her nur die Repository Sicht, da hier die ganzen (für uns unnötigen) Funktionen nicht vorhanden sind und die reine Dokumentenverwaltung im Vordergrund steht.

[thomash]

Hallo,

Achtung der Begriff Rollen in Share bezeichnet SiteRoles und ist nicht das Gleiche wie eine Rolle im Repository.
Es handelt sich bei den SiteRoles nicht um Alfresco Repository Rollen sondern tatsächlich nur um Gruppen.
Hinter einer SiteRole in Share hängt Repositoryseitig eine Gruppe. Also zum Beispiel für die SiteRole SiteManager die Gruppe GROUP_site_*Sitename*_SiteManager.
Diese Gruppen werden beim erzeugen einer Share Site automatisch angelegt (durch den SiteService).

Das Berechtigungsmodell des Repositories findest du unter WEB-INF/classes/alfresco/models/permissionDefinitions.xml
Folgender Wikieintrag erklärt das Security und Berechtigungskonzept von Alfresco etwas genauer.
http://wiki.alfresco.com/wiki/Security_and_Authentication

Ihr müsst aber nicht unbedingt den Alfresco Explorer benutzen, wenn ihr die typischen Elemente der Collaboration Site nicht benötigt könnt ihr auch einfach nen eigenen Sitetype erstellen der für eure Anforderungen entsprechend vorbelegt ist.
Ist eigentlich recht einfach.
Der folgende Artikel beschreibt wie man ein Preset für eine eigene Site hinzufügt.
http://zandadev.com/zach/alf/?p=21

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Hallo Thomas,

vielen Dank für das schnelle Feedback!
Der Hinweis mit dem SiteRoles != Rollen ist wichtig, ist vielleicht eine unglückliche Namenswahl und sollte im WIKI auch mit einem Satz erwähnt werden, erspart einem etwas Verwirrung 🙂

Ich habe mir deinen Vorschlag (in dem posting wird leider nicht auf die Mehrsparchigkeit von 3.4c rücksicht genommen, der language replacer für den namen des neuen presets wird nicht aufgelöst in meiner share-Darstellung, bin als deutsche Benutzer angemeldet, daher steht hier in der preset Liste nur "title.XXX") mit den Sites einmal angeschaut und auch einen preset gebaut der nur die "documentlibrary" als page in der Navigation konfiguriert hat, jedoch sehe ich trotzdem noch weitere Elemente in der Navigation wie "Dashboard" und "Mitglieder". Das mit den Mitgliedern ist solala, hätte ich auch gerne raus und auch das Site Dashboard brauchen wir nicht wirklich, kann ich aber gerade mit leben.
Hier kommen aber ein paar andere Sachen hinzu die in der repository Ansicht (also: share/page/repository und nicht alfresco Explorer wie du vermutet hast) einfach besser zu unserem Use-Case passen, z.b. die Tatsache das ich eben keine Subnavigation habe wie bei den Sites (also die Leiste in der "Site Dashboard" "Dokumentenbibliothek", "Mitglieder" etc. steht) und ich in der linken Navigation nicht so viele Funktions-Einträge unter "Dokumente" habe.
Wir benötigen einfach ein sehr rudimentäres System wo man nicht viel an den falschen stellen klicken kann 🙂
Am liebsten würde ich dazu in der TOP Navigation auch die Elemente "Sites" und "Mitarbeiter" ganz entfernen, aber da hab bin ich auch noch am suchen.

Im Prinzip komme ich gerade mit meinem Kenntnisstand von Alfresco nicht drum herum nur die Repository Ansicht zu nutzen (also /share/page/repository) und hier eine eigene Rolle zu erstellen, die zwar Rechte hat Dokumente hochzuladen und Ordener zu erstellen, jedoch keine Rechte Dokumente zu löschen, Workflows zu starten, Inhalte zu erstellen, DOkumente zu verschieben und neue Versionen hochzuladen.
Ich schaue mir nun mal die WEB-INF/classes/alfresco/models/permissionDefinitions.xml Datei an, aber wohler würde ich mich fühlen wenn es eine Anleitung geben würde, wie ich custom Rollen erstellen kann, die auch unter /share/page/repository genutzt werden können.

Ist dieses Vorhaben generel realistisch durch anpassungen von Konfgurationsdateien und ohne zu viele Alfresco templates und andere Quelldateien wirklich anzufassen? Ich muss ja auch gewährleisten das bei einem Update nicht wieder die ganze arbeit von vorne beginnt 🙂 Wenn man da ein oder zwei Dateien mit Rollen anpassen muss ist das kein Problem, wenn man in der ganzen Webapplikation anpassungen machen muss ist die Gefahr zu groß etwas zu vergessen.

Vielen Dank für deine Unterstützung

Gruss
Paul

[thomash]

Hallo Paul,

Änderungen an den Presets wirken sich nur auf neu angelegte Sites aus, da die presets.xml im Folder sitestore innerhalb des AVM Stores archiviert und immer von dort gezogen werden, sobald eine Site einmal angelegt wurde.
Generell kann man die Oberfläche von Share schon anpassen, also auch z.B. die Navigationsleiste aus der entsprechenden Template Instanz modifizieren.

Allerdings solltest du darauf achten Änderungen immer nur unterhalb von shared/classes/alfresco-web-extensions anzulegen bzw. als eigenes Jar File zu deployen (ich persönlich deploye das eigentlich immer als Jar, da ich so CSS, JS und andere UI Anpassungen gleich mitreinpacken kann).
http://blogs.alfresco.com/wp/kevinr/2010/01/28/alfresco-share-33-extensions-and-springsurf/
http://ecmarchitect.com/archives/2010/09/07/1212

Bitte nicht direkt in der Webapplikation ändern, da diese Änderungen bei einem Update verloren wären. Bei einem Versionsupgrade wirst du erfahrungsgemäß nicht drumherum kommen deine Anpassungen nochmals durchzutesten. Inwieweit du dann nochmals Hand anlegen musst hängt zum einen vom Umfang der Anpassungen und/aber auch von der Art der Umsetzung bzw. deren Modularität ab.
Wir sind natürlich bemüht Share modularer zu machen um zukünftige Upgrades so einfach wie möglich zu gestalten, das heißt aber auch das mit den kommenden Versionen auch durchaus noch die ein oder andere Anpassung an UI Komponenten gegen wird.

Die Topavigation die du erwähnt hattest wird übergigens über das Webscript components/navigation/collaboration-navigation im Verzichnis site-webscripts/org/alfresco/components/navigation/ umgesetzt.
Diese Komponente wird in den Templates verschiedener Seiten angezogen und wiederverwendet.

Viele Grüße
Thomas

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Hallo Thomas,

ich bin nun mit der Anpassung der Oberfläche schon gut weiter gekommen leider fehlt mir immer noch der entscheidende Hinweis zum Thema eigene Rollen für die Repository Ansicht unter Share (also http://<hostname>/share/page/repository und NICHT nur für einzelne Sites).
Ich habe nur ein Tutorial gefunden mit dem ich Rollen für Sites erstellen kann, jedoch tauchen diese nicht unter der Repository "Berechtigungen verwalten" Maske auf.
Ich muss eigentlich nur eine Rolle erstellen die neue Inhalte anlegen darf aber keine Inhalte (auch nicht die eigenen) löschen darf. Im Forum habe ich einen Weg gefunden in dem automatisch bei allen neuen Objekten der Owner auf Admin gesetzt wird, das ist aber für mich keine Lösung, da die Dokumente weiterhin einem Benutzer zugeordnet werden müssen, aber eben nur REad Only.

Irgendeine Idee?

Danke & Gruß
Paul