MS Word - Alfresco Dokument Eigenschaften

[hjuergensen]

Hallo zusammen,
ich habe ein Problem im Bezug des Zusammenspiels zwischen den Eigenschaften von Word Dokumenten die in einer Dokumentenbibliothek in Alfresco abgelegt sind.
Ich bin davon ausgegangen, dass die im Word Dokument vorhandenen Eigenschaften (Autor, Ersteller, Status, usw.) 1 zu 1 innerhalb der Dokument-Eigenschaften in Alfresco zur Verfügung stehen. Teilweise ist dies auch der Fall.
(Das nicht alle ausgegeben werden, liegt wohl daran, dass die Mimetype-Konfiguration für Word Dokumente angepaßt werden muss. Dies ist aber derzeit mein zweitrangiges Problem.)
Vielmehr bin ich davon ausgegangen, dass Änderungen an den Dokument-Eigenschaften "auf beiden Seiten" möglich sind.
Beispiel:
Änderung der Dokument-Eigenschaften direkt am geöffneten MS Word Dokument (Online Edit), sollen in der Alfresco Bibliothek am Dokument, unter Eingenschaften erscheinen.
Und umgekehrt, Änderungen innerhalb Alfresco an den Dokument-Eigenschaften, sollen im geöffneten Word-Dokument (Online Edit) ausgegeben werden.
Leider finde ich das gewünschte Verhalten auf "beiden Seiten" nicht wieder. Meine Änderungen bleiben lediglich innerhalb der Alfresco Dokument-Eigenschaften erhalten. Am MS Word Dokument werden die Eigenschaften nicht verändert.
Ich habe Alfresco 4.0 CE im Einsatz. Sharepointprotokoll ist installiert.
Vielen Dank vorab für eure Unterstützung.
Hans

[afaust]

Hallo,

soweit hier beschrieben sieht das für mich nach korrektem Verhalten aus. Alfresco extrahiert "nur" Daten aus Dokumenten / Dateien, die abgelegt werden (nicht nur Office), aber schreibt Änderungen (Standardkonfiguration ohne Erweiterung) nicht zurück in diese Dateien. Bzgl. Umfang der extrahierten Daten: Es gibt eine Standardmenge an Eigenschaften, welche extrahiert und übertragen werden - diese deckt nicht den vollen Umfang der Eigenschaften in Word ab, da einzelne Eigenschaften ggf. andere Bedeutung / anderen Kontext in Alfresco haben. Z.B. wird der Ersteller aus dem Word Dokument nicht extrahiert, weil für Alfresco der Ersteller derjenige ist, der das Dokument erstmalig in Alfresco abgelegt hat und nicht derjenige, der das Dokument original erstellt hat (zumal u.U. eine andere Nutzerkennung vorliegen könnte als in Alfresco und so kein Mapping möglich wäre).

Es ist möglich eine beidseitige und umfangreichere "Gleichschaltung" der Eigenschaften zu erreichen, allerdings nur mit etwas Anpassung am System und ggf. unter Verwendung einer weiteren Softwarebibliothek (z.B. http://http://www.docx4java.org).

Gruß
Axel

[oml_3166]

Also um die Metadaten, die in Office geändert werden mit denen in Alfresco syncron zu halten, könnte man mit einer Regel arbeiten, die bei Update einer Officedatei die Metadaten noch mal ausliest. Allerdings müsste dafür für den entsprechenden Metadataextracter die OverwritePolicy überschrieben werden (z.B. auf den Wert "eager"), sonst werden einmal befüllte Metadaten nicht mehr überschrieben.
Für die andere Richtung (von Alfresco zu Office) siehe vorherige Antwort…das ist das "normale" Verhalten von Alfresco, und müsste erweitert werden.
Es gibt auch ein Projekt in den Add-Ons (http://addons.alfresco.com/addons/meta-data-writer), das allerdings schon eine Weile nicht mehr aktualisiert wurde.

Gruß
Olli

[hjuergensen]

Axel und Olli, vielen Dank für eure schnellen und hilfreichen Antworten.
Eure 3 Ansätze werde ich nun weiterverfolgen.
1. http://www.docx4java.org
2. Metadataextracter die OverwritePolicy überschrieben
3. Add-On (http://addons.alfresco.com/addons/meta-data-writer)

Eine Frage hierzu. Ist meine/diese Anforderung an die Editierbarkeit von Meta-informationen nicht eigentlich eine Grundfunktion und somit Entscheidungsgrund zur Verwendung eines DMS ansich? Wie geht ihr mit dem Thema "Metadaten innerhalb Alfresco" in euren Projekten um?
Viele Grüße,
Hans

[afaust]

Hallo,

die Bearbeitung / Verwaltung von Meta-Informationen ist eine Grundfunktion und Entscheidungsgrund für ein DMS - die Frage ist hier, wie weitgreifend diese Funktionalität aufgefasst wird. Aus Erfahrung ist die Bestandsfunktionalität für mehr als 80 % der Kunden / Projekte ausreichend - die Metadatenfunktionen der Datei- und Dokumentformate (Office aber auch PDF etc.) werden in wenigen Fällen von Anwendern bzw. Unternehmen bewusst eingesetzt und die Pflege konzentriert sich auf der Alfresco Ebene bzw. der Ebene des jeweiligen DMS.

Der häufigste Anwendungsfall bzgl. "Schreiben von Dokumenteigenschaften in Dokumenten / Dateien" kam mir bisher im Zusammenhang mit Vorlagenverwaltung in Alfresco unter. D.h. durch Logik in Alfresco (Aktion, Workflow o.ä.) wird zu bestimmten Zeitpunkten ein neues Dokument erstellt, in welches Eigenschaften gesetzt werden um z.B. Textmarken / -platzhalter mit Inhalten basierend auf Metadaten zu befüllen. Eine 1:1 Synchronisation zu jeder Zeit kommt auch als Anfrage vor, ist aber vergleichsweise selten.

In solchen Fällen kam bei uns bisher i.d.R. docx4j bzw. die in Alfresco schon enthaltenen Bibliotheken für PDF Manipulation zum Einsatz. Regeln sind dabei selten Auslöser, vielmehr kommen Java-basierte Bausteine wie Policies und Actions zum Einsatz. Durch die Bereitstellung von Actions besteht grundsätzlich die Freiheit für Administratoren, Regeln zu definieren / nutzen - meist sind die Kundenanforderungen jedoch global formuliert, so dass Regeln unpassend / unhandlich wären.

Gruß
Axel

[hjuergensen]

Hallo,
vielen Dank für die umfassende und verständliche Erklärung.
Viele Grüße,
Hans