Anwendungsszenario - mit Alfresco möglich?

[bdifferent]

Guten Tag,

wir überlegen, Alfresco in unserem Unternehmen einzusetzen. Da ich leider auf einige Fragen als Einsteiger in die ECM/DMS-Thematik keine Antwort gefunden habe (möglicherweise habe ich einfach nach den falschen Begriffen gesucht), stelle ich diese Fragen hier direkt.

Die geplanten Anwendungsschwerpunkte sind folgende:
1. Dokumentenverwaltung: (Ich denke, diese Punkt ist mit Alfresco sicher möglich.) Wir suchen ein System, dass eine Speicherung und Versionskontrolle der Dokumente erlaubt, also das Standardszenario für ein DMS: Check-In-Check-Out, Minor/Major versions, etc. Gleichzeitig ist es wichtig, dass eine leistungsfähige Suche existiert - das steht und fällt natürlich auch mit der Disziplin der Mitarbeiter in Bezug auf Verschlagwortung der entsprechenden Dokumente.

2. Belegerfassung: Dies bedeutet nicht notwendigerweise ein automatisches Scannen, jedoch bei Erfassung von eingehenden Dokumenten die Möglichkeit der Zuordnung zu Abteilungen, Kostenstellen, Projekten.

3. Export: Hier habe ich in der Alfresco-Dokumentation nur Informationen über Im-/Export zwischen verschiedenen Alfresco-Repositories gefunden, nicht aber die Möglichkeit, bspw. die Informationen aus den erfassten Belegen so zu speichern und weiterzuverarbeiten, dass sie z.B. in einem DATEV-kompatiblen Format an einen Steuerberater weitergeleitet werden können. Ist dies mit Alfresco möglich?

4. Dies wäre gewissermaßen eine Verbindung der vorigen Punkte: Ist eine Aufstellung/Statistik in Abhängigkeit von bestimmten Attributen möglich? Konkret: Sowohl Belege als auch von uns erstellte Dokumente werden einem gemeinsamen Projekt zugeordnet; ist eine gemeinsame Übersicht aller Dokumente/Belege/allgemeinB-Einträge möglich, die zu einem bestimmten Projekt gehören? So dass man übersichtlich erfassen kann, mit welchen Eigenleistungen, Ein- und Ausgängen ein Projekt verbunden ist?

Vielen Dank schonmal für die Antworten 🙂

[alf159]

Hallo,

hier ein paar Antworten:
zu 1. Dokumentenmanagement
Ja, Check-In, Check-Out, Versionierung usw. gehört zu den Kernkompetenzen von Alfresco. Besonders gut ist die leichte Bedienbarkeit, es kann nahezu ohne Schulung eingesetzt werden. Die Suche über Verschlagwortung bis hin zu einer sehr leistungsfähigen Volltextsuche, die wenige Sekunden nach Upload zur Verfügung steht ist eine Standard-Funktion. Für die Suche bedient sich Alfresco einer sehr professionellen Open-Source-Lösung und hat nicht selbst etwas zusammengefrickelt.

zu 2. Belegerfassung
Für den professionellen Scan und die Indizierung ist es ratsam ein zusätzliches Scan-Tool einzusetzen. Die erweiterten Funktionalitäten lassen beim Scan ein Automatismus zu, der daraus einen beherrschbaren Prozess macht. Nix ist schlimmer als Informationen, die im ECM verschwinden, weil es z.B. von der Tagesform des Users abhängig ist. Von Kofax ist eine integrative Lösung für Alfresco zu bekommen. Soll es eine andere Lösung sein, kann der klassische Weg über einen XML-Import gewählt werden. Mit geringem Aufwand ist eine solche Lösung in Alfresco integriert. Auch z.B. einen Prüf- und Freigabeprozess nach dem Scan kann Alfresco über "Workflows" sehr gut abbilden. Der Punkt "Workflow" wird bestimmt auch zu 1. noch interessant werden für Euch.

zu 3. Export
Wir sprechen hier von einem Open-Source-ECM, was es nicht gibt, kann durch die offenen Strukturen schnell geschaffen werden. Die Vorgehensweise ist immer so: Gucken, was es schon gibt -> evtl. eine Individualisierung definieren und prüfen -> selbst etwas generieren. Zum Thema DATEV habe ich im Moment keine Antwort, Ihr seid jedoch bestimmt nicht die ersten und ich warte nur, dass es auf uns zukommt.

zu 4. Statistik-Auswertung
Auf der Basis des Contentmodells sind natürlich Auswertungen über die Datenbank möglich, auch da gibt es einige Add-Ins bzw. man muss überlegen ob etwas selbst entwickelt wird.

Ich kann nur empfehlen, mal mit Alfesco anzufangen. Nach einem Start und den ersten Schritten macht es zunehmend Spaß zu sehen, wie sich die Software besonders bei den Usern entwickelt. Das ganze ohne "große" Anfangsinvestition" und somit viel Potential für individuelle Anpassungen. Besonders die volle Browserfunktionalität (ohne jegliche Installation am Client) macht es möglich, das System auch über das interne Unternehmensnetzwerk zu verwenden. Da gibt es keinen funktionsreduzierten Web-Client der da irgendwo angedatscht ist wie bei den großen Platzhirschen die sich aus der DMS- zur ECM-Lösung entwickelt haben wollen!

Soweit…Fragen oder wenn ich was tun kann, lass es mich wissen.

Viel Erfolg bei weiteren Überlegungen.

[deas0815]

Disclaimer: Ich habe zu vergleichbarer Thematik heute einen Blogpost losgelassen.

Ganz ehrlich: Was sie da so ansprechen sind riesige Themenkomplexe - vor allem für Einsteiger die auch den technischen Teil noch nicht kennen.

Und natürlich kann man das alles grundsätzlich mit der Plattform Alfresco realisieren. Die Frage ob etwas mit Alfresco geht ist in der Regel die falsche. Eine <strong>praxistaugliche</strong> Realisierung des Themas Belegerfassung allein kann auch ohne Lizenzkosten schnell fünfstellige Beträge kosten wenn man Dienstleistung einkauft. Je nachdem eben was man da wirklich braucht. Allein diese Frage zu beantworten ist vermutlich schon echter Aufwand.

Ich persönlich würde mich an ihrer Stelle dem Thema Alfresco + ECM anders nähern.