topic Re: Dans quel cas utiliser Records Management? in Alfresco Archive

Dans quel cas utiliser Records Management?

sammasue — Tue, 09 Sep 2014 10:16:27 GMT

Bonjour,Je m'excuse avant tout si je ne suis pas dans la bonne discussion mais je n'ai rien trouvé sur Records Managment, merci de m'avertir en cas d'erreur.L'objectif de mon post est de savoir si il est judicieux d'utiliser Records Management dans un cas particulier. Imaginons le scénario suivant,

Re: Dans quel cas utiliser Records Management?

faxeur1986 — Tue, 09 Sep 2014 12:43:42 GMT

Bonjour Sam,

Pour résoudre ton problème, tu pourrais:
1- donner un accès restreint (par exemple un accès en lecture) au site RM aux employés ou alors
2- créer des dossiers dans un autre site qui contiendront des éléments similaire à celui dans le RM.(Mais je trouve celà très compliqué)

Re: Dans quel cas utiliser Records Management?

faxeur1986 — Tue, 09 Sep 2014 12:52:10 GMT

Re: Dans quel cas utiliser Records Management?

sammasue — Tue, 09 Sep 2014 14:42:00 GMT

Bonjour faxeur1986,

Tout d'abord merci beaucoup pour ta réponse.

J'ai déjà pensé à donner un accès aux employés en lecture à leur documents. Le problème que j'ai avec cette solutions est que mon "Plan de fichier" est organisé plus ou moins en fonction de mes "plans de disposition". Par exemple j'ai une catégorie Y dont les records sont détruits aprés 10ans et une catégorie X dont les records sont détruits après 5ans. Ce "Plan de fichier" est assez simple puisque qu'on peut dire que grosso modo que j'ai autant de catégories que de plans de disposition. Le tout organisé sur plusieurs niveaux de manière logique ce qui me semble respecter à peu près les bonnes pratiques de RM.

Un exemple serait:

-HR
—PAY (category)
—–2013 (folder)
——-Fichie_de_paie_Dupont.pdf (record)
——-Fichie_de_paie_Durant.pdf (record)
—–2014
—CONTRACT
—–X
—–Y
—CERTIFICATS
—CAREER

Hors s'il serait possible d'attribuer une permission au niveau du record dans RM je pourrais alors montrer mon Plan de fichier aux employés et ils verraient seulement leur documents. Cela-dit, (je ne suis pas 100% certain) il me semble qu'il est possible d'attribuer des permissions seulement aux dossiers et aux catégories. Je n'ai rien contre l'idée de revoir mon Plan de fichier mais créer un dossier par utilisateur/employé sachant qu'il pourait en avoir des dizaines de milliers cela me parait un peu compliqué surtout pour gérer mes plans de dispositions.

Pour la seconde solution je pense que cela reviendrait à utiliser Alfresco sans RM car dans se cas là je perds les fonctionnalités d'audits, de planification de disposition etc. Ou bien il faudrait réaliser un mécanisme complexe de synchronisation entre DM et RM.

De mon point de vue je ne vois toujours pas une solution idéale à mon problème.

Sam

Re: Dans quel cas utiliser Records Management?

faxeur1986 — Tue, 09 Sep 2014 16:16:59 GMT

bonjour Sam,

Il est possible de donner des droits à un document. Par exemple dans ton fileplan l'employé Dupont pourra seulement voir le document: Fichie_de_paie_Dupont.pdf dans le dossier 2013. Ces droits ne sont pas attribués à partir de l'UI de Alfresco. Mais tu pourras par exemple définir un javascript qui donnera les droits à un employé à l'entrée d'un document précis un dossier.
Ainsi, dupont lorsqu'il sera authentifié pourra avoir accès l'arborescence:
HR
—PAY (category)
—–2013 (folder)
——-Fichie_de_paie_Dupont.pdf (record)
et ne pourra pas voir le reste du fileplan.

Re: Dans quel cas utiliser Records Management?

sammasue — Wed, 10 Sep 2014 14:41:20 GMT

Bonjour faxeur1986,

Merci encore pour ta réponse et ton aide. Effectivement cette solution fonctionne, j'avais testé quelque chose de similiaire il y a déjà un moment, à vrai dire honte à moi car j'avais oublié cela. Pour moi cette solution n'est pas tout à fait idéale car je pense que RM n'est pas réellement adapté à des utilisateurs lambdas. je m'explique,
- Tout d'abord le Plan fichier contiendra des termes techniques HR pas forcément compréhensible pour tout le monde.
- Les metadonnées purement RM ne sont pas forcément quelque chose que je veuille montrer.
- Il me semble plus facile de personnaliser un site dans share que d'étendre RM (si je veux montrer mes propres metadata, avoir mes propres types de documents, etc).
- Avec RM je peux montrer les fichiers sous une seule structure (Plan de fichier), contrairement à une solution comme workdesk ou des chemins multiples sous share. J'ai essayé les chemins multiples avec RM mais je n'arrive pas à avoir la même chose.

Cela-dit, j'ai peut être trouvé une solution à cheval entre DM et RM. L'idée serait d'avoir un site personnalisé dont une partie serait dédié aux HR et permettrait l'upload les documents et le remplissage des metadata. Puis en améliorant la fonctionnalité "Declare as Record" je pourrais créer des paths multiples rendant ainsi les document disponibles là ou je le souhaite et ensuite déclarer les documents comme record. Il suffirait de manipuler les permissions pour que les utilisateurs concernés puis les voir. Je pourrais ainsi avoir les fonctionnalités de RM en background et quelque chose de personnalisable et simple à montrer aux utilisateurs lambdas.

En tout ca merci faxeur1986 et si quelqu'un veut contribuer à la discussion et commenter ma solution, cela sera avec plaisir.

Sam

Re: Dans quel cas utiliser Records Management?

nathservice — Mon, 06 Oct 2014 07:14:19 GMT

salut Sam,

je pense que tu peux encore affiner la solution de faxeur1986 et qui te permettrai de ne pas "montrer l'arborescence du RM, c'est de créer un noeud de type "link" d'alfresco dans le homespace de l'utilisateur.

Si ça peut aider

Salutation