topic Re: Permissions Records Management et restauration avec Share in Alfresco Archive

Permissions Records Management et restauration avec Share

deslauriersc — Thu, 07 Apr 2011 14:43:23 GMT

Bonjour à tous,Je suis présentement en train de réaliser une étude sur l'utilisation d'Alfresco qui servira à convaincre de l'utilité de l'implémentation d'un outil de GED les dirigeants de l'organisation où je fais un stage. J'ai installé sur une machine virtuelle roulant Redhat Linux 2.6.9-55 la p

Re: Permissions Records Management et restauration avec Share

michaelh — Fri, 08 Apr 2011 15:58:22 GMT

J'ai installé sur une machine virtuelle roulant Redhat Linux 2.6.9-55

J'espère que vous parlez de version de noyau, sinon c'est une drôlement vieille version de RH

J'explore maintenant le module Records Management d'Alfresco Share. Si j'ai bien compris, il s'agit d'un site dont la fonction principale est de permettre d'archiver avant tout des documents qui ne sont plus d'actualité (en collaboration au besoin) plutôt que de permettre la collaboration à des projets qui sont d'actualité, comme n'importe quel autre site qu'on peut créer avec Share?

Bon résumé.

J'aimerais savoir s'il est possible de restaurer des éléments supprimés à partir de l'interface Share?

Non, ce sera pour une prochaine version d'Alfresco.

Mon dernier questionnement concerne les membres du site Records Management. Les utilisateurs qui rejoignent en lecture ce site n'ont pas accès au File Plan (ni à la fonction de recherche) à moins qu'un administrateur ne les ajoute manuellement à un des groupes associés à Records Management (ex. : Records Management User). Est-ce normal?

Oui, les droits (et leur fonctionnement) sont différents des autres portions d'Alfresco. C'est un choix d'intégration.

Mais corrigez-moi si je n'ai pas bien interprété quelque chose.

Pas de correction, juste une question : êtes-vous certaine que le module RM soit la réponse au besoin ?
Si je demande cela, c'est parce que je passe mes journées à expliquer aux gens que RM n'a pas de sens dans leur contexte … Cela dit, parfois il y a (heureusement) des exceptions !

Re: Permissions Records Management et restauration avec Share

deslauriersc — Thu, 14 Apr 2011 11:55:30 GMT

Bonjour!

Désolée pour le délai de ma réponse.

Oui effectivement il s'agit de la version du noyau. J'utilise la version 4 (Nahant) update 5.

En ce qui concerne Records Management, je ne suis pas absolument certaine que ce soit la réponse au besoin, mais au travers mes lectures, j'ai cru comprendre que ce serait approprié pour une partie du problème au moins.

Je vais tenter de résumer la problématique de l'organisation pour laquelle je produis une étude.

En fait, le but ultime serait de supprimer complètement le serveur de fichiers, qui contient nombre de copies et de versions des documents, lesquelles personne ne peut localiser avec certitude. On veut que les utilisateurs travaillent en commun sur les projets et qu'ils le fassent à partir d'un point unique. On veut qu'il n'y ait qu'une copie des documents et qu'ils soient accessibles de plusieurs façons, c'est-à-dire qu'un document ne doit se trouver qu'à un seul endroit physiquement, mais qu'il puisse être référencé par plusieurs chemins d'accès.

On veut pouvoir gérer les utilisateurs de façon plus efficace, c'est-à-dire déléguer une partie du travail des informaticiens à chaque gestionnaire de département par exemple. Puisqu'ils ne sont que deux (m'excluant), il devient difficile de gérer les accès de 200 à 300 employés. Ils ne sont pas toujours informés des changements de poste requérant des retraits de droits entre autres (les ajouts sont plus urgents).

Cette partie peut vraisemblablement être adressée par la gestion documentaire qu'offre Alfresco, simplement.

Mais il y a d'autres problématiques dont je dois tenir compte dans l'étude et elles concernent particulièrement le service des archives de l'organisation. C'est là que le module Records Management entre en jeu.

Les documents papier doivent être conservés pour des raisons de sécurité et parce qu'ils constituent dans 95% des cas les originaux, mais on vise la dématérialisation pour une question de praticité, d'organisation et de gain de temps. Certains documents sont déjà informatisés, mais sont seulement stockés et non archivés, donc le suivi de ces documents est très difficile voire impossible. Encore une fois, on ne veut qu'une seule copie (la version finale) de chaque document archivé.

L’archivage des documents produits par les différents service de l'organisation se fait selon une série d’étapes à suivre. On veut centraliser ces étapes pour ne pas avoir à passer par un logiciel différent pour chaque étape.

On souhaiterait qu'il y ait un travail fait sur les métadonnées des documents archivés afin de rendre les recherches plus intéressantes. Il y a parfois des demandes faites au service des archives concernant un sujet particulier et un dossier contenant tous les documents pertinents au sujet doit être produit.

L'intégrité des données est essentielle, surtout d'un point de vue juridique.

Je vois qu'il est possible de sauvegarder les documents sous pratiquement n'importe quel format dans Alfresco, mais on doit considérer le fait que tous les outils présentement disponibles vieilliront, alors il faut trouver une façon ou un format particulier de conservation des documents qu'il sera assurément possible de lire plus tard.

Pour faire vraiment plus bref (parce que j'ai échoué plus haut), on considère dans notre situation qu'on a besoin d'une partie "GED collaborative" et une partie "archives".

Ceci dit, je suis ouverte à tout autre point de vue concernant cette étude, le but de mon stage étant d'apprendre quelque chose après tout!

Voilà et merci pour ces réponses.
Catherine