topic Création de nouveaux records types ? in Alfresco Archive

Création de nouveaux records types ?

gelinp — Mon, 21 Feb 2011 15:17:36 GMT

Bonjour,Est-il possible de créer de nouveau records types dans la version community d'Alfresco ? Je n'ai rien trouvé dans la doc sur ce sujet pourtant essentiel !Merci pour votre réponse.Patrick

Re: Création de nouveaux records types ?

jeanjot — Mon, 21 Feb 2011 16:17:26 GMT

Bonjour

Il est possible de préciser votre question, car exprimé ainsi, je ne trouve pas de réponse.
Et puis quelques informations complémentaires sur votre système alfresco installé sera la bienvenue …

Re: Création de nouveaux records types ?

gelinp — Fri, 25 Feb 2011 17:13:17 GMT

Bonjour,

Et bien lorsque j'ajoute un nouveau fichier dans mon "file plan", si je choisis par exemple un fichier electronic alors je peux choisir seulement parmi 5 records types :

- Default
- scanned record
- PDF record
- Digital Photograph Record
- Web record

Les métadonnées pour l'indexation du fichier sont alors spécifiques au record type choisi. Mais cette typologie documentaire est vraiment très réduite, je voudrais pouvoir la personnaliser en fonction de mon coeur de métier (l'enseignement). J'ai besoin de créer des documents de type "séance, séquence, grille pédagogique, fiche outil, etc.

Est-ce que cette fonctionnalité serait réservée uniquement à la version payante ? À propos, est-ce que la version "community" n'est qu'une version dégradée de la version payante ?

Merci pour votre aide.

Re: Création de nouveaux records types ?

jeanjot — Fri, 25 Feb 2011 17:54:58 GMT

Bonjour

a mon avis vous avez 2 solutions :

1. Aspect
Soit de créer de nouveaux aspects que vous pouvez accrocher au type de document existant.

2. Type
Soit vous créer de nouveaux types en prenant modèle sur les types existants pour le RM.

Par contre, il vous vaudra les déployer aussi bien sous "explorer" que "share", car la création du modèle est unique dans les 2 interfaces mais son exposition est différentes suivant l'interface.

Je ne pense pas qu'il y ai de différence à ce niveau entre la version community et entreprise.

Quelqu'un d'Alfresco peut-il confirmer ?

Re: Création de nouveaux records types ?

michaelh — Fri, 25 Feb 2011 18:00:53 GMT

Ça n'a rien à voir avec la version.Le module RM est basé sur une norme, cette norme impose des types de records, et le module respecte ces types.

Je suis tout de même un peu surpris de votre approche, parce que traditionnellement le module RM est envisagé dans des cas très spécifiques, par des gens qui savent à quoi ils vont se frotter. Hors je ne vois pas trop ce qui rapproche un cas d'usage "Records Management" d'un cas "Enseignement". Les deux me semblent tellement éloignés …

Je me trompe peut être totalement, mais quid de l'utilisation des bibliothèques documentaires "classiques" et des notions de types et aspects ?

Sur les différences "Community vs Enterprise", je vous renvoie à cette présentation : http://www.slideshare.net/MichaelHarlaut/ecm-decision-matrix-fr
Au passage jetez un oeil aux autres supports, orientés fonctionnel.

Re: Création de nouveaux records types ?

gelinp — Sat, 12 Mar 2011 07:51:01 GMT

Bonjour,

Ce qui m'importe c'est de pouvoir saisir des métadonnées qui correspondent au type de document. Pour l'enseignement je crée des cours, et je souhaiterais simplement pouvoir saisir par exemple des métadonnées LOM [http://dossierdoc.typepad.com/descripteurs/2006/03/mtadonnes_lom_p.html] pour décrire le contenu pédagogique, ou encore Dublin-Core pour d'autres types de contenu. Or je crois comprendre que cela relève des aspects, mais le menu aspects n'existe pas dans ma version community fraichement installée. Faut-il une autre version que community ou existe t-il un document pour expliquer l'ajout de cette fonctionnalité dans community ?

Merci pour votre aide.

Bien sincèrement.

Re: Création de nouveaux records types ?

jeanjot — Sat, 12 Mar 2011 09:06:14 GMT

Bonjour

Je crois que vous pouvez commencer par oublier la partie RM qui ne correspond en rien à vos besoins.

Par contre pour ce qui concerne DubliCore, ces métadonnées sont déjà disponibles dans Alfresco. Il vous suffit d'ajouter simplement l'aspect 'DubliCore" en utilisant les règles sur les dossiers dans share à l'ajout de vos documents ou bien de l'ajouter à chaque document dont-il sera nécessaire d'indexer en DublinCore.

Pour ce qui concerne les MétaDonnées LOM, celle-ci il vous faudra les mettre en place vous même en surchargeant le modèle Alfresco existant en créant votre propre custom model aspect.
Voici un lien pour la mise en place d'un nouvelle aspect dans share :
http://blogs.alfresco.com/wp/wabson/2010/02/25/adding-custom-aspect-support-in-alfresco-share/

Re: Création de nouveaux records types ?

gelinp — Sat, 12 Mar 2011 20:32:00 GMT

Bonjour Jenajot,

Je vous remercie pour votre réponse, je vais explorer vos liens dès que j'aurai le temps de me plonger dans la documentation technique d'Alfresco. J'espère que je pourrai mettre en place un custom model aspect sans être obligé de lire des milliers de pages…

Je ne comprends pas pourquoi vous me dites que le module RM ne correspond pas à mes besoins, si je comprends que m'intéresser aux métadonnées serait un signe de cela ? Je comprends que le module RM répond au besoin de gérer les archives courantes, c'est-à-dire la documentation opérationnelle, laquelle n'est plus en phase d'édition et pas encore en phase d'archive intermédiaire. Cela n'a rien à voir avec le besoin ou non d'utiliser des métadonnées pour le classement de cette documentation !

Bien sincèrement.
Patrick

Re: Création de nouveaux records types ?

michaelh — Mon, 14 Mar 2011 16:59:08 GMT

Je partage l'opinion de JeanJot : vous n'avez pas besoin du RM pour obtenir la couverture fonctionnelle que vous recherchez.
Disons pour le formuler autrement que le module RM correspond à un usage très (très !) normé, avec une souplesse limitée, et qui n'apportera rien à votre projet.

Par exemple les aspects existent forcément dans votre installation d'Alfresco, mais pas dans le module RM.
Faites nous confiance, vous allez gagner du temps en utilisant le reste des fonctionnalités disponibles par ailleurs. Croyez moi, il y a déjà largement de quoi se faire plaisir

Re: Création de nouveaux records types ?

jeanjot — Mon, 14 Mar 2011 17:04:36 GMT

Content de voir que Michael est d'accord avec moi

Re: Création de nouveaux records types ?

gelinp — Thu, 17 Mar 2011 06:50:16 GMT

Bonjour,

C'est aussi et très justement cet aspect normé qui m'intéresse. Je ne veux pas être obligé de réfléchir N fois au devenir de chaque document, j'ai besoin d'un système opérationnel qui tourne selon un plan de gestion des documents défini une bonne fois pour toutes. Je pense au contraire que le RM répond parfaitement à mon besoin. Je le mets en ouvre depuis déjà un mois et même si pour l'instant j'utilise un simple tableur cela m'apporte déjà de grands services. Par ailleurs je profite des documents "fantômes" pour gérer dans le module RM la description des documents papier rangés dans mes chemises en carton, et cette possibilité offerte de rassembler dans un même dossier le numérique et l'imprimé est très intéressante. Je pense aussi qu'il y a plusieurs niveaux d'exigence dans la gestion d'un module RM, on peut profiter de la norme sans être trop pointilleux et rester relativement pragmatique sur la mise en ouvre. J'essaie de ne prendre que le meilleur du RM. Mais de toute façon je suis parti pour tester, car il n'y a qu'en pratiquant que l'on arrive à se faire sa propre idée des techniques de bibliothéconomie ou d'archivage.

Merci pur vos remarques.
Bien sincèrement.

Re: Création de nouveaux records types ?

gelinp — Thu, 06 Oct 2011 20:21:14 GMT

La liste des types de documents par défaut, est présentée ci-dessous :

- Default
- scanned record
- PDF record
- Digital Photograph Record
- Web record

Cette liste n'est pas suffisante pour représenter la grande variété documentaire, en particulier aussi pour prendre en compte les documents spécifiques à mon de métier ; la pédagogie. En fait cette liste par défaut est une typologie technologique bien plus qu'une typologie documentaire. Il faut donc pouvoir l'étendre et aussi faire de même avec les objets conteneurs, c'est-à-dire les dossiers.

Ci-dessous une liste non exhaustive d'une typologie documentaire (et non-typologie technique):

Affiche
Avis juridique
Avis public
Bande dessinée
Bibliographie
Brochure
Budget
Bulletin d’information
Calendrier d'activité
Caricature
Carte de visite
Carte et plan
Carte postale
Catalogue éditeur
Catalogue d'exposition
Catalogue fournisseur
Catalogue de librairie
Code de déontologie
Communication à un congrès
Communiqué de presse
Compte rendu, critique d'un livre
Coupure de presse
Curriculum vitae
Dépliant publicitaire
Description de tâche
Dessin
Discours
Édition de banque de données
Encart publicitaire
Énoncé de politique
Ensemble publicitaire
Guide
Inventaire
Liste de nouveautés
Liste de prix
Menu
Notes bibliographiques
Numéro spécial de revue
Opuscule
Organigramme
Pétition
Photographie
Plan d'action
Plan d'aménagement
Plan de développement
Prospectus
Publication d'entreprise
Publication officielle
Publicité
Publi-reportage
Rapport annuel
Rapport d'activité
Rapport de recherche
Recette
Recueil d'articles
Reproduction d'art
Revue de presse
Signet
Sortie d'ordinateur
Texte législatif
Timbre
Tiré à part, etc.

A cette liste typologie documentaire nous pourrions ajouter une liste "typologie containers" :

Dossier séance pédagogique
Dossier séquence pédagogique
Dossier outil
Dossier projet
Dossier organisme
Dossier gestion
Dossier thématique
Classeur factures
Classeur "GPS"
etc.

Est-ce que vous comprenez mieux ? Il faut dire que seulement 5 types par défaut c'est vraiment maigre pour le riche monde de la documentation… Chaque type de document devrait se voir attribuer un ensemble spécifique de métadonnées, et un système de classement spécifique lui aussi puisque lié au choix des métadonnées. C'est le principe d'un "type" en informatique : spécifier les attributs et les comportements d'une famille d'objets.

Cette prise en compte d'une typologie documentaire est très importante, car elle permet de donner du relief à l'information,. Par ailleurs chaque document répondant à un but précis l'ensemble donne du sens au système d'information. De cette façon l'information n'est pas gérée comme une tapisserie de caractères, mais comme un corpus documentaire varié, et l'ensemble forme un paysage documentaire dans lequel il est plus facile de naviguer et donc plus facile de chercher l'information…

La question est donc : Comment Alfresco prend-il en charge simplement la possibilité de créer des types documentaires ? Il semble que cela ne soit pas si simple que cela…